登録義務のある者は、EU域内の製造者・輸入者、もしくはEU域外の製造者が指名するEU域内に拠点のある「唯一の代理人」です。
なお、既存化学物質などの段階的導入物質は予備登録を行い、生産量・物質の有害特性により登録期限に猶予を設けて登録を進めてきましたが、これらは2018年5月31日で登録を完了しました。これ以降は新規化学物質などの非段階的導入物質と同様、上市前に登録することになります。
同じ物質を複数の製造者、輸入者が登録する場合、物質に関するデータを共有することが求められています。そのため、登録を行う際には、登録対象とする物質情報をもとに所管当局である化学品庁(ECHA)に照会(Inquiry)を行います。その結果、同一物質を登録している、または登録しようとしている他社が存在する場合には、ECHAから提供された他社情報をもとに、他社にコンタクトを行い、既に他社が登録している各種データの購入等により、登録一式文書を作成することになります。