商談資料とパンフレットの違い
パンフレットは商品について不特定のユーザーに対し一般的な説明をするために使われるもので、主役は商品です。これに対して商談資料は特定の買い手に向けたプレゼンテーションに使われるもので、売り手である自社が主役となり商談相手に働きかけ、購入の意思決定に導くためのものです。パンフレットを他の資料と組合わせ営業トークで補足して商談することはもちろんできますが、より商談の成功率を高めるにはやはり意思決定に必要な要素を順序だてて盛り込んだ商談資料を作成することをおすすめします。
商談資料が果たすべき機能
商品コンセプトやスペック（仕様）の説明を通じて商品の有用性や優れた点を理解してもらい、商品を購入するメリットを納得してもらうこと、過去から未来へ向けた自社の取組や思いの道筋を示し、共感してもらうことが必要です。納得と共感の結果、取引相手として信用してもらえるように「買い手の心を動かす機能」が要求されているといってもいいでしょう。
作成時の基本的な注意点
1．その商品を売ることに目的を絞って余分な要素を取る
たとえば、会社案内に掲載されている沿革をそのまま全部入れたり、他の事業や製品ラインナップの紹介が入ったりしていると話の焦点がぼやけてしまいます。関係のあることだけに絞りましょう。
2．初めて読む人でもわかりやすいように気を配る
商品のことを熟知している人が作るため、商品のことを知らない人にとっては難解な説明になってしまうことがよくあります。業界用語や略語を説明なく使っていないか気をつけましょう。できれば、あまり商品のことを知らない関係者にも一度読んでもらって理解しにくいところがないかチェックするとよいでしょう。
3．まずは標準的な組立にしたがって作る
理解から納得、共感、信用へと導くには、順序だてて相手の頭の中に情報をインプットしていくことが必要ですが、これには一定の「型」があります。実際の商談では説明の省略や順序変更をするなどの臨機応変の対応が効果的な場合もありますが、商談資料は相手先の社内で回覧されるなど「一人歩き」することも想定すると、最初は標準的な型に沿って作っておくのが安全と言えます。
標準的な記載項目とポイント
まとめ
前述の通り、商談資料は特定の買い手に向けて作るものなので、買い手に合わせたカスタマイズが重要です。パワーポイントなどを活用して内容の見直し・修正がいつでもできるように作ることが望ましいです。実際の商談に臨んだ結果、自分でも説明しにくかった箇所や相手から質問が出た個所については記録しておき、常により良い商談資料の完成に努めましょう。
参考：
中小機構 商品開発・市場開拓のための企画書の書き方
