ビジネスQ&A

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経営者のよくあるお悩み一問一答

Q
システム2019.03.14
Q1326. ビジネスチャットツールの概要と活用例について教えてください。

 当社は昭和初期から続いている印刷業者です。組織改革のため若手に新規プロジェクトを任せたところ、ビジネスチャットツールを使いたいという提案がありました。ビジネスチャットツールの概要と活用例について教えてください。

A.

 スマートフォンの普及とともに、日常生活でのチャットツール利用は、ごく普通の光景となっています。ビジネスシーンでも、コミュニケーション手段としてチャットツールの使用が拡がっていて、ビジネス向けのチャットツールは、セキュリティを強化し、仕事の効率化を図るための様々な機能が付加されています。

【ビジネスチャットツールの概要】

LINEやFacebook Messengerは、気軽なコミュニケーションツールとして、広く使われています。しかし、ビジネスツールとして使う場合は、セキュリティ面での機能が十分とは言えません。例えば、次のようなものです。

  • アカウントを集中管理できない
  • 過去の通信履歴を削除できない
  • 端末(スマートフォンやパソコン)にデータが残ってしまう

そのため、LINEやFacebook Messengerを社内のコミュニケーションツールとして使用した場合、退職者が出てもアカウントを停止できず、過去の通信履歴が利用者の端末に残ったままになってしまいます。また、端末の紛失・盗難時に、通信履歴や添付ファイルなどのデータが盗み見られてしまう可能性もあります。

このような問題点を解決し、かつ仕事の効率化を図る機能を付加したものがビジネスチャットツールです。2019年3月現在、多数のビジネスチャットツールがサービスを提供しています。下表は、そのごく一部です。

サービス名 特徴
Slack アメリカ発でビジネスチャットツールの草分け的存在
エンジニアに人気
Chatwork 日本発のビジネスチャットツール
2011年からサービス提供を開始した、日本での草分け的存在
LINE WORKS LINEの使いやすさに、ビジネス向け機能を付加
Microsoft Teams マイクロソフトのチャットアプリ
skype for businessはMicrosoft Teamsへ統合される予定
InCircle 日本発のビジネスチャットツール
セキュリティ面に力を入れている

【ビジネスチャットツールの機能】

ビジネスチャットツールは多数のサービスが提供されています。以下に共通的な機能を紹介します。

(1)セキュリティ機能

アカウントを集中管理することで、退職者が出た時は管理者がアカウントを停止できます。また、端末にデータを残さないことで、端末の紛失・盗難時に、通信履歴や添付ファイルなどを盗み見られることを防ぎます。上記以外にも、ログイン時の認証方法の強化、暗号化通信、操作履歴の監査機能など、ビジネスで利用する上で必要となるセキュリティ機能が付加されています。

(2)効率的なコミュニケーション機能

1対1のチャットだけではなく、グループチャット、または、メールとの連携やビデオ通話などで、効率的なコミュニケーションが可能です。また、過去の通信履歴や添付ファイルの検索機能は、新たに参加した人の立ち上がりを助けます。

(3)仕事の効率化を図る機能

ビジネスチャットツールは、コミュニケーション以外にも、ファイル共有やスケジュール管理など、仕事の効率化につながる機能が付加されています。また、多くのビジネスチャットツールは外部サービスとの連携機能を持っています。例えば、Googleカレンダーや、Dropbox、Twitterなど、様々なクラウドサービスとの連携が可能です。

【ビジネスチャットツールの活用例】

(1)新製品開発プロジェクトでの活用

A社は、新製品開発のため、社内各部署からメンバーを募りプロジェクトチームを立ち上げました。ビジネスチャットツールを利用することで、点在しているメンバー間でのコミュニケーションや会議調整に効果を発揮しました。特に外回りが多い営業メンバーからも積極的な意見が発信されたことは、新製品開発に大きく貢献しました。

(2)ソフトウェア開発現場での活用

B社はソフトウェア開発会社で、プロトタイプを顧客と確認しながら短期間でシステムを開発するスタイルが特徴です。ビジネスチャットツールは、全社でのノウハウ共有に活用しています。経験の浅い若手エンジニアは、過去の投稿履歴からヒントを得たり、社内への質問投げかけに使用しています。普段は顔を合わせない社員が、ビジネスチャットツールを通じて問題解決に協力しあうことで、社内に連帯感が生まれています。

(3)顧客、連携先をグループメンバーに加えたバーチャル組織での活用

C社は、パートナー企業と連携して顧客にサービスを提供しています。案件ごとにビジネスチャットツールにグループを設け、顧客担当者、連携パートナー企業の社員もメンバーに加えています。この運用は、セキュリティ機能がしっかりしているビジネスチャットツールであるから可能となります。顧客・連携先とのタイムリーなコミュニケーションで、ビジネスのスピードアップを実現しています。

以上のように、ビジネスチャットツールは、社内外を問わず効率的なコミュニケーションを実現し、生産性向上に大きく寄与します。また、組織横断的で形式に囚われないコミュニケーションは、組織風土の改革にもつながります。

一方で、気軽なコミュニケーションツールであることが、早朝や深夜の時間帯での利用につながる可能性もあります。オンとオフを明確にした運用ルールの策定も、ビジネスチャットツールを導入する上で、重要なポイントとなります。

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