ビジネスQ&A

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経営者のよくあるお悩み一問一答

Q
教育・能力アップ2018.09.06
Q1299. 会議を効率化する方法について教えてください。

 化学品の専門商社です。当社でも働き方改革を進めていこうと考えており、その一環として社内会議の効率化を目指しています。具体的にどのように進めていけばよいか、アドバイスをください。

A.

 社内会議を効率化するためには、会議で失われる延べ時間を意識して取り組むとよいでしょう。目的別の短い会議や、事前の資料の精読、議長の設置などの対策を講じることで、効率的な会議を実現できると思います。

働き方改革を進めていくうえで、間接業務(直接価値を生んでいない業務)の時間の削減は重要です。貴社の相談にあるような社内会議の時間短縮も、会社全体で見て効果的かと思います。ぜひ、積極的に取り組んでください。

【会議で失われる延べ時間】

会議で失われる延べ時間は、「会議の参加者×会議時間」で計算できます。つまり、会議時間を10分間短縮して、参加者が6名いたとすると、延時間にして1時間の短縮効果が得られるわけです。
 ですから、会議を効率化するためには、参加者の削減と会議時間の短縮の両方からアプローチしていく必要があります。

【会議を目的ごとに細分化する】

まず、社内で行われている会議をリストアップしてみてください。そこには、目的と参加者も記載してください。社内会議の目的はさまざまですが、大きく分けると「意思決定」「情報共有」「検討」の3種類に分類できると思います。この3種類を一度にやろうとしているケースが多く見受けられますが、目的ごとに会議を分割することで、会議にかかる延べ時間を短縮できます。
 たとえば、6名の参加者全員で、最初に情報共有の会議を30分間行い、ここで意思決定が必要な事項と検討が必要な事項を洗い出します。
 次に、検討会議を行います。この会議には検討に直接関わる3名が出席し、20分間行います。
 その内容の報告を受けて、意思決定の会議を行います。この会議には意思決定に関わる2名が出席し、10分間行います。
 上記を、目的を明確にしていない1時間の会議(6名×60分=360分)と比較した場合、目的を明確にした会議は(6名×30分+3名×20分+2名×10分=260分)となり、100分間の延べ時間削減効果があります。
 目的を明確にしない場合、自分とは関係のない議題が続くことがありますが、これがムダになります。会議の目的を明確化し、それに関わる人のみが参加する短い会議に分割した方が、延べ時間は短くすることができます。
 まずは、1時間の会議ではなく、「意思決定」「情報共有」「検討」の3つの会議に細分化するところから始めてください。

【会議の時間は会議に費やす】

当たり前のことかもしれませんが、会議の時間は会議に費やしてください。参加者全員の時間を拘束していることを忘れてはいけません。
 よくあるのが、会議に資料を提出し、それを読み上げている場合ですが、これは時間のムダです。事前に資料をメールで送付し、参加者は事前に読んでくるというルールを徹底すれば、本来会議で発言すべきことに専念できるはずです。会議の開始時には全員が資料を読んでいる状況を作り出すことで、会議時間の短縮につながります。

【明確に議長を置く】

会議の際には、明確に議長を置くことをお勧めします。
 議長は、あらかじめ設定した時間内で会議を終了させるべく、タイムマネジメントを行います。会議の席上で議論が始まりそうになったら、「それについてはAさんとBさんで別途打ち合わせを行い、結果を後ほど報告してください」といった形で議事をスムーズに進めていきます。話が脱線しないよう、たとえ社長の発言であっても途中でさえぎることができるという権限を明確にしておきます。

【結論が出ない場合は再会議】

一方、時間内に結論が出ない会議もあります。そのときには、そのまま会議を延長するのではなく、一度会議を打ち切り、「1時間後に再度15分間の会議を行います」とします。そうすることで、関係者はその1時間で根回しや調整ができるため、再度会議を開いた際には、スムーズに結論が出ることが期待できます。

【議事録はホワイトボードで】

議事録をいちいち書き起こすことも、時間のムダになります。会議中の決定事項などはホワイトボードにまとめておき、写真を撮ることで、議事録の代わりにすることができます。また、ホワイトボードに記載することで、認識の相違もその場で確認することができます。

いかがでしょうか?ちょっとしたことですが、これらを行うことで、会議の延べ時間を削減することが可能になります。ぜひ、実践してみてください。

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