ビジネスQ&A

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経営者のよくあるお悩み一問一答

Q
企業統制・リスク管理2018.03.20
Q1290. 効率的な会議のやり方を教えてください。

 都内で製造業を営んでいます。社内会議が多く、時間の使い方が非効率だと感じています。効率的な会議のやり方について教えてください。

A.

 会議の実態を把握し、会議を設計し直すことをお勧めします。長時間の会議ではなく、短時間の明確なゴールを持った会議を複数繰り返す方が、全体としての効率は高くなります。ぜひ実践してみてください。

どの会社でも会議は行われていると思います。しかしながら、会議を行うことが目的になっており十分に活用できていない企業は多いようです。効率的な会議のポイントについて説明いたします。

【会議の実態把握】

まずは実際に社内で行われている会議をリストアップします。そしてそこに参加した人数とかかった時間をかけて、会議に要した延時間を算出してください。さらに、それに1ヶ月の開催回数をかけて、1ヶ月当たりの会議の延べ時間を算出します。
 (例)朝の定例会議
  1回30分×8名×週2回・月8回開催=32時間/月
 これを会議ごとに算出して合計すると、社内で行われている1ヶ月当たりの会議延べ時間が分かります。まずはこの数字を把握することが第一歩になります。

【会議の設計】

次に行うべきは会議の設計です。検討すべき項目は下記の通りです。

(1)会議のゴール

会議の種類ごとにゴールを設定します。何らかの意思決定が行われる場なのか、情報共有が目的なのか、といった具合です。コツはゴールを1つにすることです。情報共有をしながら意思決定をすると、時間だけが無駄に流れるケースが多くあります。情報共有会議、意思決定会議と短時間の会議を2回実施することで効率的な会議になります。

(2)所要時間

ゴールに到達するまでに必要と思われる所要時間を予め設定します。所要時間は長くても30分以内にしましょう。それ以上になる場合は、テーマを分けて複数の会議に分割する方が効率的になります。

(3)参加者

必要な参加者を決めます。たとえば情報共有の場合は5人必要だけれども、意思決定の場合は3名で良いというケースもあります。その会議のゴールに本当に必要な最小限のメンバーだけを参加させるようにしましょう。勉強目的でメンバーを参加させるケースもあると思いますが、そのメンバーは明確に分けておきましょう。そうしないと会議の参加者は大抵どんどん増えていきます。

(4)必要な準備

会議スタート時に参加者の頭の中にどのような情報が入っているべきかを考えます。会議が長引く大きな原因は、会議がスタートしてから参加者が情報収集を始める点にあります。そうならないように、頭に入れておくべき情報を整理し、事前に参加者に資料等を配布しておくようにしてください。

(5)議長

効率的な会議を進めるために必要なのは明確な役割を持った議長です議長には議事進行に関する強力な権限を与えるのがポイントです。議長は持ち回りでも構いませんが、誰が議長をやってもこの権限は絶対であるという共通認識を持ちましょう。社長といえども、議長の議事進行には口出しできないようにするというのが、効率的な会議のコツです。
 議長の役割は議論のスタートとゴールをコントロールすることです。議長が議題を振り議論がスタートしますが、途中で2名の参加者が意見の相違から本筋ではない議論を始めたとすると、議長は「この件については、後ほど2名で話し合い、結果を報告してください」といった形でその議論を打ち切ります。

【効果測定】

以上のような会議の設計を行ってみてください。
 やらなくても良い会議、本来の所要時間よりも大幅に超過している会議、不必要なメンバーが参加している会議などが見えてくるはずです。
 そして、実際に設計に基づいた会議を行い、効率的な会議が副作用を起こしていないかを確認します。そして1ヶ月当たりの会議延べ時間を算出し、改善前と比較していきます。
 これを繰り返し行うことにより、短時間でゴールにたどり着く会議ができるようになってきます。
 共通して言えることは、60分の会議1回よりも、20分の会議3回の方が効率は良くなるということです。ぜひ一度、社内で実践してみてください。

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