ビジネスQ&A

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経営者のよくあるお悩み一問一答

Q
仕入・在庫2017.11.01
Q1266. 請求書などが散在し作業効率が落ちている現状を改善したい。

 3年前に開業したIT系のフリーランスです。仕事が増えるにつれて、専門書や、出席したセミナー資料、請求書などの紙の書類が増える傾向があり、作業効率が下がっていると感じます。どのような方法で改善ができますか?

A.

 製造業やサービス業などで用いられている5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)の生産管理手法を取り入れた、職場環境の美化や維持・改善、業務の効率化が考えられます。

【5Sとは】

5Sは、「職場の管理の前提となる整理、整頓、清掃、清潔、躾について、日本語ローマ字表記で頭文字をとったもの(JIS Z 8141-5603)。」と、JIS規格の生産管理用語として定義されています。

表1 5Sについて

その3S(整理・整頓・清掃)により、きれいな状態を作りだし、清潔・躾により、その状態を維持します。
 5Sの一つひとつは何気ないことですが、その習慣化は容易ではなく、生産やサービスの現場では、組織的な認知・共有を図るため、5Sを標語やスローガンとして用いて習慣化を図っています。
 5Sの効果として、職場環境の美化・維持改善、従業員のモラル向上、業務の効率化、安全性の向上などがあります。
 整理・整頓・清掃・清掃・躾は、1段ずつステップアップしていくことが望ましいです。

<書類整理における整理・整頓の具体例>

1. 整理の具体例

必要性の明確化、最新状態の維持、整理方法の文章化・社内での共有化などを考えたうえで、不要物の廃棄を行います。
 他に、長期的に保存する紙媒体の書類の削減には、スキャナーによる電子化なども考えられます。

2. 整頓の具体例

棚やスペースなど配置場所を確保したうえで、定位置の決定、置く方向の決定(同じ種類の書類は横方向に配置・異なる書類は縦方向に配置など)、何を置くかのシール表示などを行います。
 また、納期や工程順がある書類の場合には、日付や工程名のシールをつけた小箱やクリアファイルなどに書類を入れ、さらに大きな箱や収納棚を用意し、その中に納期や工程順に並べるといった方法が考えられます。

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