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Q1041.従業員のマイナンバーをどのように管理すればよいのでしょうか。
メガネ小売店を全国に展開している従業員300名規模の企業です。平成27年10月から従業員一人ひとりにマイナンバーが付与されるとのことですが、企業として従業員のマイナンバーをどのように管理するべきなのでしょうか。

ルールに基づいた管理が必要になります。「取得」、「利用」、「保存」、「提供」、「削除・廃棄」それぞれの管理段階でのルールや、組織的・人的・物理的・技術的という視点からの安全管理措置を定め、運用をする必要があります。

Q10412015年11月18日

テーマ:

【各管理段階で検討するべきルール】

1.マイナンバーを従業員から「取得」する段階のルールとして検討するべきことは、利用目的の明示方法と従業員の本人確認の方法といった点です。利用目的は複数のものを書面で明示することが現実的でしょう。本人確認は、番号が正しいかどうかの確認(番号確認)と本人が正しい持ち主であるかどうかの確認(身元確認)が必要です。それぞれの確認方法は以下のとおりですが、会社としてどのような確認方法を行うのかをルールとして定めます。

表1 マイナンバーの確認方法

2.マイナンバーを「利用」する段階のルールとして検討するべきことは、取得したマイナンバーを社会保障や税金関係の書類に記入する際に、社内のどの場所で記入するのか(取扱区域の設定)、だれが記入するのか、といった点です。

3.書類を作成するたびにマイナンバーを取得することは実務上負荷が高いため、他の書類を作成するために従業員のマイナンバーを「保存」することとなります。このマイナンバーを「保存」する段階のルールとして検討するべきことは、どこに保管するのか、その保管場所にアクセスできる人は誰なのか、といった点です。

4.取得したマイナンバーは社会保険や税金関係の書類に記載しますが、その書類を行政機関に提出することが「提供」にあたります。このマイナンバーを「提供」する段階のルールとして検討するべきことは、誰がどのような手段で提供するのか、といった点です。

5.従業員の退職や、書類の保存期限の経過などで不要になったマイナンバーやマイナンバーが記載された書類は細かく裁断して廃棄します。また、パソコンに入っているマイナンバーも削除します。このマイナンバーを「廃棄・削除」する段階のルールとして検討するべきことは、誰がどのような手段で廃棄・削除するのか、といった点です。

【安全管理措置】

安全管理措置としては、以下の4つの観点から検討します。

表2 安全管理措置とその具体的な検討事項

これらを定め、本社だけでなく各事業所の責任者、現場で働く方々など全従業員に対して周知徹底を図ることが、マイナンバー管理の第一歩となります。

回答者中小企業診断士 三上 康一

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