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Q1032.少人数での作業における突発的な作業員の欠員にどのように対応したらよいですか?
当社は従業員8名のプリントサービス業です。従業員の半数以上がパートやアルバイトで、突発的な休暇申請などで作業スケジュールが大幅に乱れてしまいます。どのように対応すればよいでしょうか。

従業員の欠員への対策には次の二つが挙げられます。まず、(1)他の従業員が代わりに作業を行うことで欠員となった従業員の穴を埋めることができるよう多能化を進めること。次に、(2)欠員が生じても即座に作業を引き継げるよう作業内容の共有を行うこと、です。

Q10322015年10月14日

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小規模企業では一般的に人的資源に余裕がなく、煩雑な作業を少人数で行う場面が珍しくはありません。また、システム化が進んでおらず、手作業による作業が多いのもその特徴です。さらに、担当者が長年変更されることがなく俗人的に業務が運営され、非効率な作業が見直されずに続けられていることもあります。
 こういった背景から、常に生産の余力が乏しく、一度欠員が生じれば現場が混乱してしまうという状況がしばしば発生しているようです。
 突発的な欠員に対して組織的に対応できる状況を整えることができれば、このような問題は解決されるとともに、以下に示すような副次的なメリットをも享受することができるでしょう。

【従業員の多能化を進める】

生産現場などにおいて、1つの職務だけを受け持つ作業者を「単能工」と呼ぶのに対し、1人で複数の異なる職務を遂行する技能を身につけた作業者のことを「多能工」と呼びます。

図1 単能工と多能工のイメージ

図1 単能工と多能工のイメージ

「単能工」を「多能工」に育成する多能化を進めることで、突発的に欠員が生じても、その穴を埋めることができるようになります。また、多能化を進めることにより、同一の作業を複数の従業員が担当することとなり、さまざまな視点が加わるようになります。これにより、自然と作業内容の改善が促され、作業の効率化や正確化が進むことも期待できます。
 多能化を進めるに当たっては、それぞれの従業員がどのような作業スキルを持っているかを見直すとともに、どのような作業を重点的に多能化の対象とするべきかを検討することから始めていきましょう。
 また、それぞれの従業員が異なった作業方法を取ることによる無駄やムラが生じないよう、作業方法に関して定期的に打ち合わせを行うことも必要です。

【作業内容の共有を行う】

突発的な欠員が生じた場合では、作業内容や進捗状況などの引き継ぎが満足にされていない場合が多いのではないでしょうか。そのような場合、代わりの担当者が作業内容を把握するだけでも時間がかかり、現場が混乱してしまう可能性があります。
 このような状況に陥らないためには、日頃からしっかりとした情報共有が欠かせません。現場の責任者がその内容を把握しているのはもちろんですが、担当者同士でも情報共有を行いましょう。これにより、突発的な欠員への対応が改善するとともに、現場の作業員同士の相互理解が進み、協力体制がより強固になることも期待できます。
 日頃の朝礼や会議、ホウレンソウの体制を見直し、十分に情報共有が行えているかを点検しましょう。その上では、「もし明日、急に欠員が生じても対応できるか」という視点を持つことが大切です。

最後に、事業者は従業員を雇っている以上は突発的な欠員は避けられないものです。そうである以上、たとえ欠員が発生しても揺るがない生産体制を組織全体で目指すことは、生産管理の面からも従業員の働きやすさの面からも意義のあるものではないでしょうか。

回答者中小企業診断士 小倉 禎行

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