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Q1030.社長の忙しさを解消するためにはどうしたらよいですか?
当社は従業員8名のプリントサービス業で、Tシャツやマグカップといった各種グッズへのプリントサービスを行っています。社長には営業から製造、販売までさまざまな役割があり、社長業に専念する時間が確保できません。どうしたらよいでしょうか。

小規模企業のなかには経営者が現場対応に追われ、経営に十分に手が回らないという状況がしばしば発生しています。しかし、経営者には本来、企業の進むべき方向を見定め、企業全体を率いていくという大切な役割があります。このような状況を改善するために、組織体制を見直すことが有効となる場合があります。

Q10302015年10月 7日

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【経営者が社長業に専念できないことの問題】

経営者には決まった業務内容や労働時間はなく、忙しいことは当たり前とも言えます。しかし、一口に忙しいとは言ってもその実態はさまざまです。特に小規模企業では、経営者が実質的に現場の責任者や担当者を兼務しているケースが多いため、日々の業務に追われて経営にまで十分に手が回らないという状況がしばしば見られます。
 経営者には本来、企業の進むべき方向を見定め、企業全体を率いていくという大切な役割があり、これは小規模企業にも例外ではありません。経営者が経営に集中できていないということは、企業が進むべき道を見失ってしまうという大変危険な状態に陥る可能性があります。これは、企業が安定的に継続していく上で好ましい状況とは言えないのではないでしょうか。
 このような状況を回避するために、経営者が経営について十分に考え、行動することができる余裕を、意図的に作り出す必要があります。

図1 理想の経営者の業務の割合

図1 理想の経営者の業務の割合

【経営者が忙しくなる原因とその対策】

経営者が忙しくなってしまう背景には企業ごとにさまざまな原因が考えられますが、一般的には、業務の量に比べ社内の人的資源が不足しており、その穴埋めを経営者が行っているからであると考えられます。より具体的には、(1)業務が非効率で人的資源を浪費している、(2)必要な役割分担が十分になされていない、(3)人的資源を十分に活用できていない、といったものが挙げられます。ここでは「(2)必要な役割分担が十分になされていない」に的を絞って対策を考えていきます。
 小規模企業では縦割りの組織はあまり馴染まず、状況に応じて柔軟に人的資源を活用するスタイルが一般的で、これは小規模企業の強みでもあります。しかし、裏を返せば業務に対する役割分担の意識が希薄になってしまいがちで、責任者も育ちにくい、という弱みにも繋がってしまいます。
 このような状況では、現場の実務に長けた人物に仕事と責任が自然と集中してしまい、業務量に偏りが生じてしまうのです。
 こういった状況を改善するためには、意識的に責任者を育成し基本的な役割分担が整った組織を目指していく必要があります。そのためにはまず、(1)自社の業務にとって必要な責任者のリストアップを行いましょう。一般的には、営業責任者、製造責任者、会計責任者といったものが挙げられます。次に、(2)現時点で責任者が不足している部門の検討を行います。最後に、(3)責任者の育成を企業全体で行います。
 これはすぐに効果の出る方法ではありませんが、責任者は育てようという意識がなければいつまでも育ちません。さらに、責任者を育て上げることで、今まで手が回らなかったことにまで、新たな責任者により対応ができるようになる可能性もあります。
 自分に代わる現場責任者を育てることで、経営者は現場の雑事から解放されることができます。経営者はその本質的な役割である経営について考える余裕が生まれ、責任者が現場で育っていけば、組織には自然と活力が生まれていくでしょう。

回答者中小企業診断士 小倉 禎行

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