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Q0934.成果に結びつけるミーティングの進め方を教えてください。
社長を中心として、月1回、課題解決のためのミーティングを行いますが、なかなか良い成果が上がりません。ミーティングの進め方の方法や、ポイントがありましたら、教えてください。

ミーティングの最終的なねらいは、「決める」ことではなく、「実行すること」「成果を上げること」ことです。「活発な意見が出ない」「解決策は出るが、実行されない」「実行されるが成果が出ない」といったことは、そもそもその進め方が技術的手法に基づいていない、実行のための具体的方法を決めていないことが原因です。

Q09342016年2月19日

テーマ:教育・能力アップ

【課題解決ミーティングで成果を上げるために】

1.現状とその課題の確認・目標設定(共有化)

まず、参加者全員が問題となっている現状とその課題を、しっかりと把握しなければなりません。そのために、もし課題が解決しなければどういう状況になるかという予見も話し合うことです。その上で、本来あるべき姿を示し、目標を合意設定します。ここで重要なのは、決して他人事にならず、全員で合意することです。

2.目標を達成するための解決行動と計画の決定

目標を達成するために、現状とあるべき姿のギャップを埋めるための具体策とその解決行動をあげます。同時に行動のプロセスも考えること、より具体的であることが必要です。それにより、実践しやすくなるのです。
 あげられた解決行動は、そのプロセスにしたがって「行動計画書」に落とし込みます。このとき、各ステップで必要なチェックポイントとチェック方法をあげておくと、目標を達成しやすくなります。また、状況が変わった時などでも、次の新たな策を考えやすくなります。
 忘れてならないのは、「誰が(個人・部署)」「いつまでに」「何を」「どのように」「誰と(協力者)」「どこまで(いくつ)」「いくらで(費用が掛かる場合)」のキーワードで決めることです。

3.ブレーンストーミング法

とくに課題解決を目的としたミーティングは、より多くの意見が出ることがより良い策を上げるポイントになります。その手法のひとつに「ブレーンストーミング法」というのがあります。詳細は、他に委ねますが、より多くの意見を出してもらうために、4つの原則があります。

  • 他人の意見を批判しない
  • 自由奔放で突飛な意見を歓迎する
  • 質より量でより多くの意見を求める
  • 他人の意見にただ乗りする(連想する)

この方法は、より多くの意見が出るほか、参加者全員のスキルとパフォーマンスを高めることが可能です。

【効果的に進めるための技術的手法の基本】

1.ミーティングの前の準備

参加者には、課題と目的を事前に知らせることが必要です。
 (1)解決すべき課題を決める(前述のとおり)
 (2)事前の告知

  • 事前の告知は、「文書(事前に必要な資料を含む)」で行うこと。
  • 当日持参させるものがあれば、それも明記しておくこと。

【告知文記載事項】標題、開催日時、課題、目的・背景、ゴール、持参するもの・準備すること、その他(司会、書記、議事録作成者など役割、進行ルールなど)

2.ミーティングの前の心構え

(1)参加者は、当日のミーティングの内容を確実に理解してから臨む必要があります。

  • 取り上げられた課題は、たとえ、他の部門のことでも自らの課題と考えること
  • 課題に対し、自分の意見(必要なら、裏づけになる資料)を用意しておくこと

(2)前回の議事録を確認すること。

3.司会進行役

司会進行は、ミーティングを効率よく進めるための演出家であり、コーディネーターです。
 参加者から意見が上がらないときは、

  • 適格な人を指名して、意見を述べさせる
  • 自ら、それまでの話しを整理して話す
  • 質問者に代わり、質問の仕方を変えて質問し直す

などで、先に進めるように仕向けます。

4.ミーティングの終了時

 (1)決議事項は、再度確認をすることにより、その徹底を図ります。
 (2)決議事項は、前述のキーワードに基づいて決めることが大切です。

5.議事録の作成と配布等

会社が解決しなければならない課題は、「ヒト」による実行でしか解決しません。そのためのミーティングは、(1)複数の人間が、同じ課題に一緒に向かうこと、(2)ミーティングを通して、課題意識を持つこと、(3)決まったことを徹底させること、がポイントとなります。

回答者社会保険労務士 吉岡 早苗

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