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Q0929.総務・経理業務の引継ぎを円滑に行うにはどうしたらよいですか?
創業30年、従業員数60名の卸売業を営んでいます。総務や経理を長期間担当していた人材が退職することになりました。幅広い業務を担当していただけでなく、銀行振り込み等の権限を有する業務を行っていた人材の退職に伴う業務の引継ぎをどのように進めたらよいでしょうか。

後任者には信頼のおける人材を社内から選定し、幅広い業務へ対応できるように学習機会を設けて育成を行い、銀行振り込み等のお金の動きが伴う業務に関しては決済ルートを明確化し責任の所在を明らかにすることで、トラブルを未然に防ぐ体制作りを行いましょう。

Q09292016年2月19日

テーマ:解雇・退職

総務や経理といった業務では、実際にお金を取り扱うことが多いことや、一般の従業員に公開されない社内の内部情報を扱うことも多いという特徴があります。そのため、引継ぎに関しては後任者の選定を慎重に行うと共に、教育をしっかりと行い、業務フローにチェック機能を持たせるよう注意を払う等、計画的に行っていくことが重要です。さらに、引継ぎ後は業務内容の見直しを行い、事務作業の効率性を高めていくことも必要です。

【後任者選びの基準】

総務や経理業務では、給与計算や会社の資産管理など、他の従業員にあまり公開することが望ましくない秘匿性の高い情報を扱う業務を行うことが多いため、信頼のおける人材を社内から登用することが望ましいです。後任者を選ぶ基準としては業務スキルや実績だけでなく、業務面以外での個人の評価(意欲や態度)、勤続年数等を含めて総合的に判断して決定することが必要です。

【教育方法】

人材の教育に関しては、引継ぎによるOJTを行うだけでは不十分であり、Off-JTの機会もきちんと設けていくことが重要です。総務や経理の幅広い業務を行うには、社会保険や複式簿記等の知識を体系的に身につけていることが必要であり、外部機関を活用し効率的に教育に取り組んでいきましょう。

【決済フローの明確化】

総務や経理業務では、従業員への給与や経費の支払い、販売先からの入金処理、仕入先への支払い等、実際にお金を動かす業務を行うことが多いため、処理をする担当者と承認をする担当者を分けてダブルチェックを行う体制をつくり、ミスの発生を事前に防ぎやすくすると同時に、不正をおこしにくくすることが重要です。
 日々の業務では、その煩雑さから処理担当者が承認作業も行ってしまうケースも散見されますが、後々のトラブルを防止するためにも、きっちりと分けることが必要です。

【業務改善の効率的な取り組み方】

中小企業では、総務や経理業務を1人の人材が長期間行っていることで、業務がどうしてもその個人に依存してしまい、非効率的になってしまっている場合があります。そういった場合、引継ぎを行った後、徐々に業務の改善を行い、生産性を高めていくことが必要です。
 業務改善にあたっては、工場等で生産管理に活用されているECRSの原則にしたがって行うことで、効率的に改善作業を進めることができます。具体的には、

  • 「E」Eliminate 「排除」→この業務、本当に必要か?
  • 「C」Combine 「結合」→この業務、他の業務と一緒にできないか?
  • 「R」Rearrange 「交換」→この業務、順番を変えたほうがよくないか?
  • 「S」Simplify 「簡素化」→この業務、もっと簡単にできないか?

という順序で、業務を見直していきます(不要な業務は、やめることが最も効率的であるということです)。

以上、引継ぎを円滑に行い、さらなる業務改善に繋げるポイントを述べましたが、後任者の人材の選定を早めに行い、計画的に幅広い職務経験を積ませることも重要な要素となりますので、長期的に取り組む必要があるということに留意して、人材の育成を行ってください。

回答者中小企業診断士 三柴 正幸

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