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Q0663.DM送付用のお客さまの住所録はどのようにすればつくれますか?
個人情報保護法の施行から、名簿の売買が一般的にはできにくくなっています。また、個人的な情報の開示にはアレルギーを示す方も増えていて、住所や年齢などのデータを集めるのが難しくなっています。しかし、当社のようなサービス業ではリピーターを増やすためにも、ユーザーの名簿作成が不可欠です。今の時代に合ったメールアドレスや住所、氏名などの個人データの獲得アイデアはありますか?

一般的に住所や氏名、メールアドレスなどを収集する合法的な方法は手間がかかります。本人の意思を確認した上でなければ、後でダイレクトメールなどへの活用もしにくくなっています。そこで、個人情報を提供すればメリットが得られることを交換条件にして収集します。

Q06632016年3月 9日

テーマ:宣伝・販促

【個人情報保護法】

この法律の解釈で、質問者に該当するのは、以下の点です。

  1. 個人情報を収集する場合は、収集目的を明らかにし、必要な範囲内にとどめます。
  2. 取得した個人情報については適切な管理に努め、個人情報の漏洩、改ざん、不正な侵入の防止に努めなければなりません。
  3. 取得した個人情報は、原則として第三者に提供、開示できません。

【個人情報保護の社会的な意味】

法律の範囲では、個人が自分から申告して提出していれば問題はありません。

しかし、注意が必要なのは、その後の活用の範囲です。個人が一番敏感なのは、他人が自分の個人情報を握っている不気味さ、悪用されることへの恐怖心です。

その不安感を解除することができれば、個人情報の収集は可能なのです。

【個人情報の収集テクニック】

1.不安感を解消していただくための事前準備

  1. 社会的認知と企業のブランドが保障
     どこで誰が使うかわからないとなれば、人は不安に思うものです。自社の情報をしっかりと発信し、自らのことを怪しまれないように、明確に表示することがスタートラインです。
  2. 安心感を売る企業姿勢で
     サービス業は、リピーターを獲得しなければ成立しません。そのためには、初めて来店したときから、安心な経営であること、従業員のモラールが高いこと、今後もながく継続運営して行くことなどを経営姿勢としてアピールすることが必要です。
  3. 自分から情報開示をはじめることが重要
     人に個人情報を教えて欲しいと願うなら、まず自分が開示しなければなりませんね。会社案内やホームページ、ハウスカード、メニューなどを活用してください。
     また、名刺を差しあげ、名札を着用するのは当たり前のルールです。活動案内を新聞形態で配布したり、メールマガジンを活用したりするのも有効です。

2.活用方法の明示と、情報提供リスクの表示

  1. いただいた情報をどのように使うのか明記します。
  2. 目に付くところに額に入れて掲出したり、口頭での説明を丁寧に行います。
  3. 健康保険適用業種の場合は、専用の書式などを用いることで安心感を得られます。
  4. 万が一、クレームがある場合には、それをキチンと受け取るシステムがあることを示します。

3.個人情報を提出したくなるメリットを訴えて、納得のうえで集めること

ここまでの準備をしたうえで、はじめてお客さまから情報をいただけるのです。個人情報は真面目にきちんとしたサービス提供を行って、顧客満足度を高めているからこそ、いただくことのできる「ご褒美」なのだと認識してください。具体的には、以下のような名目で、リストを作成することを相手に理解していただいて、納得のうえに情報提供を受けます。

そして、この情報をもとに各種のご案内が送られて行くことを、承知してもらわなければなりません。職場に飲み屋のサービス券付きのハガキが頻繁にくるのは、人事評価の上で好ましくない場合もあります。

また、家庭へのDM送付も逆効果にならないように、原稿の表現や封筒の外見などにもチェックが必要です。

以下、個人情報の入手に関する代表的な場面と留意点についてまとめました。

表1 個人情報入手の代表的シーンと留意点

表1 個人情報入手の代表的シーンと留意点

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