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Q0414.社内でスケジュールなどを情報共有したいのですが、具体的にどうすればよいですか?
社内でスケジュールや住所録などの情報共有を実現したいと考えています。安価に効果的に実現するには、具体的にどうすればよいでしょうか?

「グループウェア」というソフトウェアを導入します。製品の種類や提供形態が多種多様化しているため、適切な手順を追って導入していきます。また、多くの人が使いやすいものであることが、グループウェア選びにおける重要なポイントです。

Q04142016年2月19日

テーマ:システム

スケジュールや住所録などといった情報は、その企業内で共有し活用することで、はじめて有効活用されるようになります。

そして、その情報共有の実現のためには、「グループウェア」というソフトウェアを利用することが、現在一般的になりつつあります。

【グループウェアとは】

グループウェアとは、企業内における情報共有の仕組みのことで、従業員間のコミュニケーションを円滑に促進するためのシステムやソフトウェアのことを指します。スケジュールや掲示板、住所録などの情報を、社内LAN(Local Area Network:構内通信網、会社内のコンピュータ接続のための配線)を通じてパソコン上で共有できます。

【グループウェアの機能】

グループウェアの一般的な機能としては、主に表1のようなものがあげられます。

表1 グループウェアの機能
分類 機能
営業活動支援関連 スケジュール共有、営業日報管理、住所録管理、タスクリスト管理、メール送受信など
社内活動支援関連 電子掲示板、ワークフロー管理、施設・設備予約管理、電話メモ・伝言共有、タイムカード管理、在席・行き先管理など
情報共有支援関連 電子会議室、文書共有・管理など

【グループウェアの利用形態】

グループウェアの提供形態には、ソフトウェアを購入する形態以外に、サービスとして借りる形態もあり、柔軟に選択することが可能な状況になってきています(表2)。

表2 グループウェアの利用形態
利用形態 説明
ソフトウェア購入型 ソフトウェアを購入し、自社のサーバー(さまざまな機能などを提供する側のコンピュータ)上にインストールして使用する形態です。利用者は、自社で準備したサーバー上にインストールされたソフトウェアを利用します。
サービス利用型 ASP(Application Service Provider:ソフトウェアをサービスとして貸し出す事業者)から提供されるサービスを利用する形態です。利用者は、ASPが準備するサーバー上にインストールされたソフトウェアを利用します。

また、それぞれ表3のような特徴があげられます。

表3 利用形態別の特徴
利用形態 特徴
ソフトウェア購入型 メリット ・機能や運用形態を比較的自由に選択できます。
・利用者が多いと、利用者1人あたりの費用負担を抑えられる場合があります。
デメリット ・導入時に環境構築に必要な初期費用がまとまって発生します。
・システムの管理および運用の手間が発生します。
サービス利用型 メリット ・導入時の初期費用を比較的安価に抑える事が可能です。
・システムの管理および運用の手間が削減できます。
デメリット ・サービス利用料として月額費用が発生します。
・利用者が増えると、利用者1人あたりの費用負担が増える場合があります。

【グループウェアの選び方】

近年、多種多様化する製品やサービスの中から、安価かつ効果的に自社にぴったり合うグループウェアを選択するためには、以下の手順で進めていきます。

(1)明確にする
  1. グループウェアを導入する目的を明確にします。
  2. 必要なグループウェアの機能を明確にします。

※ポイント
 目的が明確になっていないと、後で必要な機能がなくて困ったり、不必要な機能まで購入してしまったりする可能性があります。

(2)知る
  1. グループウェア製品の種類や各機能の内容について把握します。
  2. サーバーの導入やネットワークの整備など、自社のシステム化状況を把握します。
  3. 自社にシステム運用者、またはそのような機能が存在するか確認します。

※ポイント
 製品によっては、標準で備えている機能と備えられていない機能があります。

(3)比較する
  1. グループウェアの各機能について、各製品間で類似の機能を比較します。
  2. 導入の容易性やユーザー数、参考にできる情報量について比較します。
  3. ソフトウェアとして購入するか、ASPサービスとして利用するか検討します。

※ポイント
 同じ機能でも製品によって機能の名称が違う、同じ機能と称されていても内容が違う場合もあります。

必要な知識が最小限ですむ場合や参考情報が多い場合は、導入がしやすくなります。

(4)試す
  1. 評価のために試用し、自社にとって馴染みやすい製品を検討します。
  2. 多くの従業員に試してもらい、全員が利用しやすいかどうかを確認します。

※ポイント
 グループウェアの製品には、一定期間試用できる評価版や、ホームページ(Webサイト)上で手軽に体験できるデモサイトなどが用意されているものが多くあります。

(5)選ぶ
  1. とくに既述のポイントに留意しながら、グループウェアを選択します。

※ポイント
 グループウェアは、使うことがもっとも重要な目的ですので、適切なタイミングで導入を判断する事も大切です。

グループウェアは、複数の利用者が情報を共有して、はじめて効果が出るものです。なるべく多くの人が使いやすいグループウェアを導入することを心がけることも、グループウェアを安価に効果的に導入するための大切なポイントであると言えます。

回答者中小企業診断士 桑原 泰生

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