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Q0412.社内用のメール環境を構築する際のポイントを教えてください。
社内用のメール環境の構築を考えています。メールの環境やソフトの選択、維持管理などで検討をする際のポイントについて教えてください。

メールサーバーを外部利用するか社内に設置するかで、メールの環境やソフトは異なります。利用目的がメールの送受信のみであれば、外部利用を検討しましょう。メールの送受信以外の付加機能の利用を検討している場合は、社内への設置を検討しましょう。

Q04122016年3月17日

テーマ:システム

【メールサーバーの外部利用と社内設置の違い】

メールサーバーの外部利用には、大きくわけて、プロバイダーのサービスを利用する方法とレンタルサーバーを利用する方法の2種類があります。メールサーバーの外部利用と社内設置とのちがいは表1のようになります。

表1 メールサーバーの外部利用と社内設置のちがい
  外部利用 社内設置
機能 主に、メールの送受信に関連する機能(メールの送受信やメールのウィルスチェック、迷惑メールの駆除など)が中心です。 メールの送受信に関する機能以外にも、グループウェアや顧客管理・営業支援などの付加機能を利用することができます。
ソフトウェア 社内パソコンのみソフトが必要になります。
(1)プロバイダーのサービス
OSに付属しているソフトやセキュリティを重視したソフト、フリーウェアのソフトなど、御社の目的に応じてさまざまなソフトを選択できます。
(2)レンタルサーバー
主にWebブラウザを使用します。
メールサーバーと社内パソコンに専用ソフトが必要な場合と、メールサーバーのみ専用ソフトが必要な場合とがあります。
社内ユーザー数 (1)プロバイダーのサービス
少人数の利用に向いています。
(2)レンタルサーバー
ユーザー数が多い場合に向いています。
ユーザー数が多い場合に向いています。
費用 ユーザー数に応じて費用がかかります。
(1)プロバイダーのサービス
ほとんどの場合は低料金です。
(2)レンタルサーバー
高価の場合が多いです。
初期費用(ハードウェアやソフトウェアの購入費用など)や維持・管理費用がかかります。
維持・管理 自社でサーバーを保有しないため、維持・管理に関する手間はほとんど発生しません。 自社でサーバーを所有するため、維持・管理の手間や費用が発生します。
その他 メールの容量や保存期間などに制限がある場合があります。 固定IPアドレス(※1)やドメイン(※2)などの取得が必要な場合があります。

※1 固定IPアドレス:
 IPアドレスとは、インターネットなどのネットワークにつながれた複数のパソコンを識別するための住所のようなものです。プロバイダーなどによる通常のインターネット接続サービスでは、接続のたびに異なったIPアドレスがパソコンに割り当てられます。インターネットへの接続の際に、つねに同一のIPアドレスを使用できるサービスのことを、固定IPアドレス サービスと呼びます(グローバルIP アドレス サービスと呼ぶこともあります)。

※2 ドメイン:
 IPアドレスと同様に、コンピュータの住所のような役割を果たします。IPアドレスは数字の羅列のため、人間が覚えやすいようにアルファベットや数字を使用したドメインが、IPアドレスの別名として使用されるようになりました。たとえば、○○○@△△△.×××.co.jpというメールアドレスがあった場合、@以下の「△△△.×××.co.jp」がドメインになります。

【メールサーバーを社内に設置した場合の付加機能の例】

メールサーバーを社内に設置した場合は、メールの送受信以外にもグループウェアや顧客管理・営業支援などに機能を利用することができます。

(1)グループウェア

社内情報の共有により、コミュニケーション向上とグループによる協同作業を支援するソフトウェアのことです。主な機能としては、メールの送受信機能や社員のスケジュールを共有する機能、アドレス帳の一括管理機能、電子文書の共有機能、電子会議室機能、稟議書のワークフロー機能などがあります。ソフトウェアの構成は大きく分けて、社員のパソコンとメールサーバーに専用ソフトが必要な場合と、メールサーバーのみに専用ソフト(社員のパソコンからはWebブラウザを介してメールサーバーにアクセスします)が必要な場合とがあります。

(2)顧客管理・営業支援

メールを用いて、顧客とのコミュニケーション向上や営業活動を支援するソフトウェアです。主な機能としては、顧客からの問い合わせメールの対応状況管理機能や顧客管理機能、顧客からのメールの分析・集計機能、広告メールの一斉配信機能などがあります。多くの製品で、メールサーバーのみ専用ソフトが必要で、社員のパソコンからはWebブラウザを介してメールサーバーにアクセスする方式をとっています。

回答者中小企業診断士 岩佐 光輝

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