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Q0401.パソコン会計ソフトの導入を考えていますが、どのようなメリットがありますか?
現在、会計の記録を表計算ソフトのファイルに保存しており、表計算機能やマクロ機能などを利用して、各種帳票を作成しています。現状の機能で不満はありませんが、このファイルを作成した担当者が辞めてしまったため、今後の機能追加や保守に不安を感じています。このため、パソコン会計ソフトの導入を検討していますが、現状のファイルを捨て、購入費用を払ってまでパッケージを導入するメリットはあるのでしょうか。

パソコン会計ソフトの導入にあたっては、導入によるメリットだけではなく、経理業務の課題も考慮しましょう。経理業務の課題が経営目標の達成に影響を与え、パソコン会計ソフトの導入により課題が改善するのであれば、導入を検討した方がよいでしょう。

Q04012016年3月 7日

テーマ:システム

まずは、御社の経理業務の課題を整理します。経理業務の課題に、経営目標を達成するうえで障害となり得るものがあれば、課題の改善案を検討する必要があります。改善案の一つに、「パソコン会計ソフトの導入」があれば、パソコン会計ソフトの調査や検証などを行い、自社に適したパソコン会計ソフトを選定します。

【会計業務の課題の整理】

ご質問内容から、御社が現状で把握している課題と今後発生する可能性のある課題を以下にあげます。

1.御社が把握している課題

  1. 既存の経理業務用ファイルの保守人員がいないため、不具合や問題が発生した場合に対応できない。
  2. 経理業務用ファイルの新規機能追加が行えないため、今後の業務変更などに対応できない。

2.今後発生する可能性がある課題

  1. 財務状況を即座に把握できないため、経営判断が遅れ、業務上の問題(資金繰りの悪化など)が生じる。
  2. 業務量が増加した場合、現状の業務のやり方や体制では対応できなくなる。
  3. 表計算ソフトがバージョンアップした場合、互換性がなくなり、経理業務用ファイルが機能しなくなる。
  4. 経理業務やほかの業務で新しいシステムを導入した場合、新システムと経理業務用ファイルとの連携ができず、業務効率が低下する。

【パソコン会計ソフトの機能や導入メリット】

パソコン会計ソフトの一般的な機能や導入メリットを以下に説明します。

1.機能

  1. 簿記一巡の手続き(仕分・仕訳帳・総勘定元帳・試算表・損益計算書と貸借対照表)をパソコン上で管理する。
  2. 各種帳票(損益計算書や貸借対照表、資金繰り表、キャッシュフロー計算書など)を作成、印刷する。
  3. 財務分析を支援する。
  4. 青色申告や白色申告の申請書類を作成する。

2.導入メリット

  1. 正確で効率的な業務を実現できる。
    1. 一度の入力で、関連帳票にデータを反映できる(仕訳帳にデータを入力すると、データが総勘定元帳や試算表に反映されるなど)。
    2. 集計等の自動計算ができる。
  2. 日々、データを入力していれば、現状の財務状況を即座に把握でき、問題の発生前に早めの対応ができる。
    1. 各種財務分析(安全性・収益性・成長性・生産性の分析、損益分岐点分析など)ができる。
    2. 売上や売上原価などの予算と実績の管理、比較ができる。
    3. 資金繰りの管理(資金繰りのシミュレーションや支払・回収の管理など)ができる。
  3. パソコン会計ソフトのデータを、表計算ソフトなどで利用できる。
  4. 製品の導入時や導入以後に、無償や有償の各種サポートを受けることができる。
  5. 販売管理ソフトと連動できた場合、一層の合理化が期待できる。

表1 パソコン会計ソフトの機能と導入のメリット

表1 パソコン会計ソフトの機能と導入のメリット

【導入にあたっての判断ポイント】

御社の経営目標を達成するにあたって、「パソコン会計ソフトを導入する価値がある」と判断された場合、御社に適したソフトを選定しましょう。選定にあたっては、以下のようなポイントなどを考慮するとよいでしょう。

1.パソコン会計ソフトの選定ポイント

  1. 経理業務の課題を解決するために十分な機能が備わっているか。
  2. 自社の業務や環境へ適合しているか。  業務で使用している勘定科目の有無(ない場合は登録できるか)や御社のパソコンで動作するか(OSの条件、ハードであるCPUやメモリ、ハードディスクの性能は十分足りているか(※1)など)、LANに対応しているか(※2)などを確認しましょう。特に、旧式のパソコンを使っている場合は注意が必要です。
  3. 購入価格はどうか。
    ソフトによっては、機能の数や利用ユーザーの数に比例して高価になります。
  4. 導入後に発生するコストや負担はどれくらいか。
    経理担当者の教育にかかるコストや保守・運用にかかるコストと、導入後の経理担当者の負担です。メーカーのサポート体制と併せて確認しましょう。
  5. ソフトの制約はあるのか。
    入力データの最大桁数や最大登録件数、ほかに必要となるソフトがあるかどうかなどを確認しましょう。
  6. システム連携はどうか。
    同一ソフト間でのデータ交換や同一メーカーのほかのソフトとのデータ交換、ほかのメーカーのソフト(表計算ソフトなど)とのデータ交換が行えるかどうかなどを確認しましょう。
  7. 会計事務所との関係はとれるか。  会計事務所が対応しているソフトかどうかを確認しましょう。

※1 性能は十分足りているか

パソコン会計ソフトがパソコン上で動作するためには、パソコンのOSの条件に合致していること、ハードのCPUやメモリ、ハードディスクなどが一定以上の性能であることが求められます。

※2 LANに対応しているか

LANとはLocal Area Networkの略で、組織内などの小規模な環境で構築される情報通信ネットワークのことです。複数のパソコンやプリンターをネットワークに接続することができます。LANに対応しているパソコン会計ソフトであれば、複数のパソコンから、会計データなどにアクセスすることができます。

選定に必要なパソコン会計ソフトの情報は、メーカーのホームページやパソコン量販店(配布しているカタログや店員の説明)から取得できます。また、メーカーのホームページから、使用期間が限定されたトライアル版をダウンロードできることがあります。

回答者中小企業診断士 岩佐 光輝

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