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Q0333.お客さまへのプレゼンテーションのポイントについて教えてください。
IT製品やサービスを提供しているベンダー企業です。ユーザー企業に対するシステム提案コンペのプレゼンテーションにおいて、自社製品・サービスのよさが口下手なため、うまく伝わりません。どのようなポイントを工夫して話せばよいのでしょうか。

うまく相手に自社商品の説明を行うには、まずは相手が何を求めているのかニーズを把握する必要があります。また、競合他社の製品調査など、事前準備を計画的に行い、本番で自信をもって話すために、商品説明のリハーサルを何度も行うことが大切です。

Q03332016年2月19日

テーマ:営業

いくらすばらしい製品を開発しても、相手によさが伝わらなければ取引をしてもらうことはできません。製品のよさと同様に、プレゼンテーションのスキルも売上を高めるにはとても大切な要素になります。プレゼンテーションに関する留意点などを説明したいと思います。

【プレゼンテーションとは】

プレゼンテーションを定義すると、情報の送り手が受け手に対して、情報やプランを効果的に伝え、受け手によい判断をしてもらうよう説得するコミュニケーションのことになります。

【プレゼンテーションの内容の事前準備】

プレゼンテーション本番に、明確に分かりやすく話すことも大切ですが、話す中身をしっかり準備しておくことも大切です。話す内容がしっかり準備できていれば、プレゼンテーション本番でも自信をもって話せるでしょう。まずは、相手のニーズを把握して、資料を作成する必要があります。競合企業の製品や市場動向なども合わせて理解しておけば、話の納得性が高まると思います。納得性の高いデータや資料を、しっかり理解しておきましょう。

【プレゼンテーション本番における留意点】

プレゼンテーション本番には、次のようなことに留意する必要があります。

(1)要点を絞り、論理的に明確に話す

話をするときには、相手の立場を常に考えて話す必要があります。相手が必要とする自社の製品で、相手企業が必要としている要素を強調して話すように心がけてください。そのときに、他社製品のデータや、自社製品を取り入れた場合の数値的な効果などを示せば、納得性が高まるでしょう。とてもすばらしい技術や製品であっても、相手企業が必要としない場合には、興味は示さないと理解してください。また、話のテンポなども重要になりますので、事前に声を出してリハーサルを何度も行う必要があります。可能であれば、ほかの従業員とシミュレーションを行うことや、プレゼンテーションのリハーサルをビデオ録画して確認すると、改善ポイントが見えてきます。ぜひ、トライしてみてください。

また、人前であまり話したことがない、もしくは話すことが得意ではないという方が多いと思います。完璧にうまく話せなくても、自社の技術や製品に対する思いや熱意が伝われば、相手の意思決定に影響を与えるでしょう。気持ちを入れて話すように心がけてください。

(2)視覚、聴覚に訴える

プレゼンテーションを文章だけのレジュメで説明していると、説明に時間がかかり、聞いている人の負担も大きいといえます。グラフやチャート、写真やビデオを使い、参加者を飽きさせないように工夫しましょう。

(3)誠意をもって質問に応じる

場合によっては話したくない質問を受けることも予想されます。そのような質問に対しても、ごまかすような対応はせずに、正しい情報を誠実に伝える必要があります。すばらしい技術や製品であっても、人の信頼性が低い場合には、取引をしてもらえる可能性は低いと理解してください。

【プレゼンテーションの事前準備の留意点】

プレゼンテーションの事前準備に関する留意点を表1にまとめてみました。

表1 事前準備の留意点
企業機密の話す範囲の検討 話す内容によっては参加者に守秘義務契約を書いてもらう必要もあります。
プレゼン目的の認識 プレゼンの目的が、業務提携なのか、商品の取引なのかを認識しておく必要があります。
プレゼン形式の確認 発表形式なのか面接形式なのか、参加人数や時間などを確認する必要があります。
会場状況の事前確認 パソコンやプロジェクターなど、プレゼンに使用する機器が利用可能なのかを確認する必要があります。
参加者の関心事項の確認 参加者にメリットを伝えられるような、資料や内容とする必要があります。
準備の時間と予算を検討 パンフレット、デモンストレーションなどプレゼンツールの費用と効果を考える必要があります。
項目ごとの時間配分の検討 何度もリハーサルを行い、時間が余った場合、時間が足りなくなった場合の対応を検討しておく必要があります。

話をすることがあまり得意ではない方でも、上記のような準備やトレーニング、意識付けをすることによって、話すコツが掴め、うまく相手に自社商品を説明することができるようになるでしょう。取引契約を成功させるために、実行してみてください。

回答者中小企業診断士 沢田 一茂

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