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Q0227.いつも月次決算書の作成が遅くなります。どうしたらよいですか?
経理の人を専属でもてないため、どうしても数字の処理が遅くなり、月次決算書がすぐに出てきません。早く出すように指示をしているのですが、なかなか改善できず、いつも意思決定が遅くなってしまいます。どうしたらよいでしょうか。

決算書は、経営にかかわる数値を正確に把握し、それをいかに経営に活用するかが重要となります。全従業員の「数値」に対する意識を変革するために、ぜひ社長ご自身が率先して決算業務に関するルールづくりを行い、社内の意識改革を実行してください。

Q02272016年2月19日

テーマ:会計

決算書は、単に提出されればよいというものではなく、経営にかかわる数値を正確に把握し、いかにその数値を経営に活用するかが重要となります。そのため、経営活動の結果である「数値」に対する意識や考え方を変革することが不可欠と考えられます。

【社長のリーダーシップ】

経営上の意思決定を行う際には、勘や経験のみに囚われることなく、過去の実績である「数値」を十分に考慮しなければなりません。そして、その数値をもとに「目標」を明確にし、一定期間後に実績数値と比較することが必要です。そうすることで、経営上の問題点を把握してただちに改善策を講じたり、次の経営計画の策定にいかしたりすることができます。月次決算書がスピーディに作成できればその分、次の経営の意思決定をスピーディに行うことができるのです。

そのためにも、数値に対する意識を全社的に変革する必要があります。そして、社内の意識を変革するためには、社長のリーダーシップや行動力が必要不可欠となります。そのとき、「月次決算書をすぐに提出しなさい」というだけでなく、「なぜ必要なのか」、「どのようにすればすぐに提出できるのか」ということを、社長ご自身が率先して指示すようにされるとよいでしょう。

【決算書作成のルールづくり】

次に、実際にどのように行動すれば迅速に決算書を作成できるのかを明らかにするために、決算業務に関するルールづくりを行ってください。月次決算書の作成に必要な業務を明確にし、ある程度のマニュアル化を目指すとよいでしょう。

現在、おそらく月次決算が遅れる原因が、数多くあると思います。月次決算の業務が複雑であったり、請求書が届くまで処理が止まっていたり、社内での情報の流れが滞っていたりなどが考えられるでしょう。このときにも、社長ご自身が指揮を取り、関係する従業員とどのようにすれば改善できるのかを十分に検討したうえで、決算業務のルールを確立することを目指してください。関連する他部署も巻き込みながら、全社的に取り組む必要があるでしょう。

このとき、完璧な数字を追い求めることのみが重要というわけではありません。月次決算書は、あくまでも経営上に必要な数値を迅速に把握するためのものですから、概算数値を利用することも検討しつつ、できるだけ手順を簡略化するとよいでしょう。そして、提出する期日を決めたうえで、まずは必要となる数値を継続して出せる仕組みを構築することを目的とします。

【社員の意識改革】

現在、従業員の方の決算書に関する意識は、低いと考えられます。その意識を改革するために、まず社長自らが「数値」の示す意味やその重要性を浸透させることが必要です。

さらに、社員が実際に算出した数値を活用する方策についても検討してみてください。たとえば、月次決算書をもとに月初めに会議を開き、目標数値との差異を従業員が実際に分析したり、次の目標策定に活用したりすることが考えられます。同業他社や目標とする企業の数値と、従業員自身に比較させることも有効でしょう。そうすることで、従業員の数値に対する理解が高まるだけでなく、数値を把握する力、数値を活用する力とも言える「計数管理力」を育成することができます。

社内の変革を行うためには、一度決めたことを実行し続けることが必要です。一見、地道な活動のようですが、ぜひ社長ご自身が率先して実行し、数値に関する意識を定着させることを目指していただきたいと思います。

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