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Q0198.社内の電話交換機(PBX設備)に関する費用をコストダウンする方法について教えてください。

社内のPBXの設置・維持コストがかなり高額になっています。これらの設備に関するコストダウンの方法を教えてください。

電話などの音声通話もインターネットの技術を用いて置き換える動きが一般化しつつあります。ただし、必ずしもすべての代替案が効果的にコストダウンできるわけではないため、事前の調査結果によって、適切に判断する必要があります。


Q01982016年2月19日

テーマ:コストダウン

近年、インターネットのブロードバンド化の進展に伴い、電話などの音声通話もインターネットの技術を用いて置き換える動きが一般化しつつあります。従来の電話やPBX(構内交換機)なども、インターネットの技術によって、より利便性を高めたり、コストダウンを図ったりすることが可能になっています。

【PBX(構内交換機)とは】

PBX(Private Branch eXchange)とは、企業などがビル内に独自に設置した電話交換機のことを指します。一般的に、PBXには内線と外線(公衆回線)が接続され、内線電話同士の接続や内線機能の提供、外線へ接続する機能などを提供します。

また、PBXの存在により、すべての電話に外線番号をつける必要がなく、他者の電話に出たり転送したりすることができるようになります。

【PBXの機能】

PBXの主な機能は、表1のとおりです。

表1 PBXの機能
機能 説明
通話機能 外線や内線との間で通話を行います。
通知機能 発信者の電話番号などを通知します。
代表機能 代表番号に着信すると各電話に着信させます。
保留機能 通話を保留します。
転送機能 通話を転送します。
メッセージ機能 留守番電話や不在時転送などを行います。

代表電話、保留、転送など、いわゆる内線電話に関する機能は、基本的にPBXが提供しています。

【PBXの代替案】

従来のPBXの設置・維持などに関するコストを引き下げるには、以下のような選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。

(1)IP電話(IP-Phone)

IP電話とは、電話をかける相手との間の通信経路を、インターネットの技術を用いて実現する電話のことを指します。その際に、使用する基盤技術の名称がIPなので、IP電話と呼ばれます。

IP電話の特徴として、表2のように次の3点があげられます。

表2 IP電話の特徴
特長 説明
回線効率の向上 IP電話は、回線の使用効率が高いため、より安価に電話サービスを提供できます。
通信費の削減 IP電話のサービスの中には、同じサービス同士の通話では通話料が無料のものが一般的です。
保守費の削減 従来のPBXが不用になるため、PBXの保守費や作業費などが削減できます。

この特徴を活かして、従来のPBXの替わりにIP電話を内線電話として使用することで、従来のPBXの設置・維持コストの削減を図ります。

この場合、内線電話に関するPBXの機能が使えない分不便ですが、小人数の事業所などでは、十分内線電話として活用できるでしょう。

(2)IP-PBX

IP-PBXとは、IP電話機用の交換機です。IP-PBXは、従来のPBXと同様の機能をLAN(Local Area Network:構内通信網、会社内のコンピュータ接続のための配線)などのネットワーク上で、実現するものです。そのため、社内にはLANケーブルのみでよくなり、従来の電話線が不要になります。

IP-PBXの特徴として、表3のような3点があげられます。

表3 IP-PBXの特徴
特長 説明
通信費の削減 内線や拠点間の通話など、コンピュータネットワークなどを使用するので、通信費が削減できます。
保守費の削減 従来のPBXが不用になるため、PBXの保守費や作業費などが削減できます。
移設費の削減 回線としてLAN等を使うなど、レイアウト変更の際に、LAN配線と電話線の両方を変更する必要がなくなります。

この特徴を活かして、従来のPBXの替わりにIP-PBXを使用することで、PBXの機能を残したまま、PBXの設置・維持コストの削減を図ります。

(3)IPセントレックス

IPセントレックスとは、通信事業者などが用意したIP電話機用の交換機を、ネットワーク経由で使用する電話サービスです。企業側は、PBXなどを一切所有せず、PBX機能を通信事業者などからアウトソーシングサービスとして借りることになります。

IPセントレックスの特徴として、表4のとおり3点があげられます。

表4 IPセントレックスの特徴
特長 説明
通信費の削減 内線や拠点間の通話など、コンピュータネットワークなどを使用するので、通信費が削減できます。
移設費の削減 回線としてLANなどを使うため、レイアウト変更の際にLAN配線と電話線の両方を変更する必要がなくなります。
設置が不要 従来のPBXが不用になる上、PBX機能を通信事業者等からアウトソーシングサービスとして借りるため、新たにPBXを設置する必要がなく、PBXの保守費や作業費などが削減できます。

この特徴を活かして、従来のPBXの替わりにIPセントレックスを使用することで、PBXの機能を残したまま、従来のPBXの設置・維持コストの削減を図ります。

【留意点】

従来のPBXに関する費用が削減できる替わりに、新たにIP-PBXを導入したり、サービスを受けたりする費用が発生します。また、IPセントレックス・サービスのPBXの機能などは、従来のPBXに比べて劣る場合があります。

また、通話状況などによっては、コスト削減の効果が薄い可能性も考えられます。実際の通話記録をもとに、事前にコストシミュレーションを行い、変更前と変更後の総コストを比較してから取りかかるようにした方が、より確実なコストダウンを実現できます。

実際には、既存の公衆回線の通話料も大きく下がり、またインターネットの普及によって電話への依存率も変化が起きつつあるため、定期的にチェックしてみるとよいでしょう。

最後に、PBX設備のコストダウンに関して、専門家のアドバイスを受けることも一度検討してみてはいかがでしょうか。

回答者中小企業診断士 桑原 泰生

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