従業員のマネジメント

Q668.IT管理者を置く場合の注意点を教えてください。

知り合いからITに強い人材を紹介してもらい、採用することにしました。しかし、当社のなかでほかにITに明るい者はおらず、採用する人にすべて任せきりになりそうです。このような場合、どんなことに注意すればよいでしょうか。

【IT管理者が第二の権力者になる危険性】

中小企業ではITに詳しい人材を採用することが難しく、また採用できたとしても一名しか採用できないというところが多いようです。御社のように、ほかにITに詳しい人材がおらず、実質一人で管理しているというケースも珍しくありません。
　しかし、IT管理という業務は、放っておくと社内の第二の権力のようになってしまうことがあります。その気になれば、メールの内容を見たり、各端末のインターネットのアクセス記録をとったりすることができます。その情報を知りうる立場にあることが権力につながってしまうようです。

【IT管理者に求められる能力】

社内のIT管理担当者には、社内の各部署とのコミュニケーションを密接にとり、円滑に社内業務を進めていける体制をつくることが求められます。自分に都合が悪くなると専門用語を連発して、その場を切り抜けようとする人には向いていません。
　スキル面だけではなく、コミュニケーション能力、相手を説得するプレゼンテーション能力にも着目して、採用を決断してください。
　また、セキュリティ、ネットワーク、プログラミング、要件定義、データベース、ハードウェアなどなど、「IT」と一口にいってもその範囲はかなり広いです。今までどの分野を専門としてやってきたのか、社内で求めているスキルとマッチするのかを見極めないといけません。もし自分で分からないようであれば、IT分野に強い中小企業診断士やITコーディネーターなどの専門家に相談してみてください。

【第二の権力を生まないために】

社内に第二の権力を生まないようにするためには、以下のような対策が考えられます。

• 報告義務を課す
  　たとえば、Webのアクセス記録をとっている場合には、社長にもその情報を提出させるように義務づけます。業者の見積などに関しても同様です。自分一人が知っているという環境をつくらないようにしてください。
• 専門外のことはアウトソーシングする
  　たとえば、IT管理者がネットワークに疎い場合は、その部分だけをアウトソーシングします。そうすることにより、何か問題があった場合は業者から報告がくる体制を築けます。
• セカンドオピニオンを活用する
  　ITに詳しい外部専門家（中小企業診断士、ITコーディネータなど）に定期的にシステム全体をチェックしてもらうようにします。問題の発見という意味合いもありますが、そのIT管理者が持っていないスキルから、よりよいシステム改善案を引き出せる可能性があります。

いろいろと書きましたが、最初から性悪説に立っていろいろと疑っては、その人のやる気を削いでしまいます。ポイントは一人で何もかもやるという体制をつくらないことであり、この責任は社長にあります。専門家の手なども借りながら、ITを経営に活かせる体制をつくっていってください。

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