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SaaS & ASP 活用術

実践事例!中小企業のIT調達はコレだ―「サービスソーシング」

活用事例02.情報系システムのサービスソーシング −ドキュメント作成・管理システムの構築

最近では「紙」だけで仕事が進められている職場はほとんどないといっていいでしょう。机の上を見ても、前回取り上げたメールシステムだけでなく、ワードやエクセルなどのドキュメント、多くのWebサイトのブックマーク、画像データなどの電子情報と、従来の紙情報が混然としているのではないでしょうか。

スタッフ一人ひとりが専用、あるいは共用のPCを持って、さまざまな電子情報をその中に溜め込んでいるだけでは、職場の業務効率や知識共有を上げるどころか、むしろ下げることになりかねません。ここで「情報系システム」といっているのは、これらの多様な電子情報を整理し、共有する仕組みです。電子情報の整理/共有のためには「ネットワーク上のサービス」という方法はまさにうってつけといえるでしょう。

それではメール環境に続いて、情報系システムをサービスソーシングすることを考えてみます。

レベル 初級
対象 電子情報がバラバラで共有/管理されていない状態の小規模組織
目的 情報系システムのサービスソーシングにより、安価、柔軟に組織内の情報/知識の流通と共有を高める

2.1. Google Apps のその他の機能

実は前回取り上げたGoogle Appsはメールだけのシステムではありません。組織単位での情報や知識の共有や流通を支援する情報システムでもあります。ですから、メール環境を導入するコスト(スタッフ一人当たり年間0円〜6,000円程度)以上のコストは必要ありません。
  またメールなどと違って、管理に技術上の専門知識はほとんど必要ありません(その代わりに情報共有や流通のための工夫が必要です)。Google Appsが提供する機能を順に見ていきます。

2.2. カレンダー

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図2-1カレンダー画面

Googleカレンダーでは、個人のスケジュールを入力、管理することができます。もちろんスケジュールに合わせて通知を送ったりすることもできます。イベントを複数のカレンダーに種類分けして管理することも可能です。
  強力なのはスケジュールの共有機能で、種類分けしたカレンダーごとに組織内のメンバや、特定のユーザと共有することができます。しかもイベントの詳細まで共有するか、詳細は知らせず埋まっている時間枠だけを共有するか、などを択ぶことができます。

これによって業務の内容まで知らせずに、会議時刻の突き合わせなどが可能になります。また一部のデスクトップ・アプリケーション(OutlookやiCalなど)とカレンダーを共有することもできます。

2.3. ドキュメント

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図2-2管理画面

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図2-3文書画面

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図2-4スプレッドシート画面

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図2-5プレゼンテーション画面

Googleドキュメントは、いわば共有ドライブをインターネット上に拡張し、Webブラウザからドキュメントの作成、アクセス、共有などをできるようにしたものといえます。職場ではさまざまな業務上のドキュメントを扱う必要があります。文書(ワードなど)、表計算シート(エクセルなど)、プレゼンテーション資料(パワーポイントなど)、その他にも画像やPDF、動画など。

しかしたいていは、これらドキュメントを個人所有あるいはグループ共有のPC上で作ります。共有するためには改めてメールに添付したり、Windowsでいう共有ドライブ上に置くなどしなければなりません。そうこうしている内にドキュメントは分散し、管理しきれなくなります。

GoogleドキュメントではWebブラウザ上で、文書、表計算シート、プレゼンテーション資料を作成することができます。また簡単な指定をするだけで、それらを社内外のメンバと共有することができます。もちろんWebブラウザ上で作成したドキュメント以外の任意のドキュメントを格納し、フォルダなどで整理、共有することも可能です。Webブラウザの中に、デスクトップとオフィス製品が入っているようなものです。
  スタッフやグループごとにオフィス製品などを購入し、数年ごとにアップグレードすることを考えれば、非常にコストを下げることができます。

2.4. リスク

カレンダーやドキュメントに関しても、プライバシ・ポリシやセキュリティ、稼働率、安全性などは基本的にメールと同程度です。(特別にそのように設定しなければ)ドキュメントやカレンダ・イベントが外部に漏れることはありません。もちろんGoogleの検索対象になることもありません。ドキュメント作成機能のバグも、通常のオフィス製品と大して変わりません。

もちろん、ビジネス上重要なドキュメントに関しては、バックアップや管理をどうするかを自分たちで考える必要はあります。また共有指定の仕方をうっかり間違えて、ドキュメントが見るべきでない人に見えてしまうという事故も起こり得ます。しかしそれはサービスソーシングに限った問題ではありません。

2.5. その他の候補

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図2-6 Basecamp

残念ながらGoogle Appsではサポートされていませんが、簡単なタスク/ToDo管理機能は業務上とても役に立ちます。ここではBasecampというサービスを簡単に紹介しておきます。
  Basecampはタスク管理をベースとして複数のプロジェクトを管理することができる、シンプルかつ使い勝手のよいシステムです。メニューなどは英語のままですが、日本語を普通に使うことができます。1プロジェクト(ユーザ数無制限)までなら無料ですが、15プロジェクトまでは1カ月$24、35プロジェクトまでなら$49などとなっています。

Zohoはメールも含め、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、プロジェクト管理など非常に多数の機能を統合的に提供しているサービスです。Google Appsほどの知名度はないかも知れませんが、より多くの機能を提供しています。無料で使えるサービスも多く、有料のサービスでも少人数、小容量ならば無料で使えます。Google Appsの好敵手といえます。

 またフィードバスでは、国産で、国内で広く使われている情報系システム(グループウェア)であるサイボウズをSaaSとして提供しています。費用は1ユーザー当たり月額1,575 円からとなっています。

実践事例!中小企業のIT調達はコレだ―「サービスソーシング」

  1. 中小企業が実践するSaaS―サービスソーシング(調達)[2009年4月3日]
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  3. 活用事例02.情報系システムのサービスソーシング −ドキュメント作成・管理システムの構築[2009年4月3日]
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