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施策活用企業事例 施策活用事例は、中小企業を支援する施策を活用した事例をご紹介しています。


[2011年]

新システム導入時に大量印刷を外部委託し省力化【鹿児島県年金受給者協会】

[サービス|鹿児島県]相談・アドバイスなしなし

企業概要

上ノ町課長

上ノ町課長

年金受給者協会は、年々増える年金受給者の方々のために、受給者同士のふれあい、親睦、健康づくり、福祉向上を図るため全国47都道府県に設立されています。また、全国的な上部組織としては、社団法人全国年金受給者団体連合会があります。

鹿児島県年金受給者協会の会員数は3万9000人(平成20年7月時点)で、本部以外、県内に6支部を配置しています。主な事業活動は、親睦旅行や高齢者福祉講座、スポーツ大会などの「イベント事業」、障害・医療保険の団体割引などが可能な「保険事業」、県内企業との協賛による商品購入の割引や宿泊施設の割引サービス、機関誌配布などの「会員サービス事業」です。そのため、これらの事業の運営費として各会員より年間2000円を徴収しています。

本部の日常業務としては上述の各種事業の企画・運営、また会員からの各種問合わせなどへの対応ですが、年会費の請求・入金業務の効率化を図るため、オフィスコンピュータによる「会員管理システム」を導入しています。

当システムでは、年会費の請求として毎年4月に「郵便払込取扱票」(以下払込票)を一括印刷し、未入金者に対しては年3回再請求処理を行っています。特に4月は全会員分の印刷処理に時間がかかります。人員的にも臨時増員が必要であり、本部の負担も大きく、上述の各種事業への影響も発生します。また、入金業務は返送された払込票をOCR処理により自動読取をしていますが、読取エラーが多く再入力に手間取っています。

アイデア満載の鶴丸会長(中央)アイデア満載の鶴丸会長(中央) ビル外からの事務所外観ビル外からの事務所外観
企業名 鹿児島県年金受給者協会
代表者名 鶴丸 泰久 従業員数 5名(内パート2名)
資本金 売上高 会員数39千人(H20/7現在)、年会費2千円
住所 鹿児島県鹿児島市上荒田町23-21
電話番号 099-257-8445
主要製品 鹿児島県内の年金受給者同士の親睦等を図る任意団体

制度を利用するきっかけ

現オフィスコンピュータは、導入から7年経過し、機器更新時期が迫っていました。また、個人情報保護法の絡みで社会保険事務所から新規年金受給者の情報が入手できなくなり、会員の獲得が難しくなりました。それにより、毎年3000人程度の会員減少が続いています。
 そのため、新システムには、経費削減と同時に会員減少の歯止めに役立つ情報を得られればとの期待があり、専門家の支援を得たいと思い鹿児島商工会議所に相談しました。

支援内容

専門家から新システムでのコスト削減案としてつぎが提案されました。

1.OCRからバーコードにすることにより高価なOCR対応のプリンタや読取装置を不要にする
  2. ゆうちょ銀行の「振替MTサービス」の採用により払込票コピーの返送からフロッピー渡しする
  3. 払込票の大量印刷は印刷会社へ外部委託

振替MTサービスは、振替手数料が10円/件と安いうえ、払込票コピーでなく、フロッピーでデータを授受するため、OCR読取エラーも発生しません。また、払込票印刷の外部委託により費用が発生しますが、高額な機器の購入と保守費用、繁忙期の人件費等を考慮すれば採算が合います。

また、新システム開発業者の選定に当たっては、上述の条件で4社より見積書・企画書の提出を要請し、その評価を専門家から助言してもらいました。

新システム開発の入出力画面、印刷内容や画面遷移などについて、本部担当者、専門家とシステム開発業者の3者で協議し、特に印刷内容はプリント出力だけでなく、エクセル出力も可能にしました。

これにより、エクセルでイベント参加者情報等が多面的に集計・分析できます。会員動静を把握し、会員満足度の向上に対する要因分析を行い、会員減少の歯止め対策の策定にも期待がもてます。

  • 「窓口相談による専門家の紹介」(鹿児島商工会議所)

支援の結果と今後の展開

システム導入費用は予算内に収まり、払込票印刷等の繁忙期にも臨時雇用や残業などもなく、保守料金も安価に抑えられ、運営費用が大幅に削減できました。日常業務の入金処理もOCR読取からフロッピー読取の変更により、入力ミスも大幅に減少し、時間的余裕が生まれました。

今後は会員動静のデータ分析を行い、既存会員の協会への満足度を高める等、具体的な会員減少の歯止め対策を策定・実行することが課題です。そのため、本部担当者のエクセル操作スキルの向上を目指し、専門家の助言も参考にしながら、自主勉強を実施しています。

お問い合わせ先
鹿児島商工会議所
TEL:099-225-9533

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