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起業マニュアル

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社内規定の整備:通勤手当支給規程

目次

通勤手当について

 通勤に要する費用である通勤交通費は、本来使用者に支払いが義務付けられているものではなく、労務を提供する従業員が負担すべきものと考えられています。しかしながら今日では、多くの会社が福利厚生の一つとして通勤手当を支給しており、従業員にとっても、欠かすことのできない給与の一部となっています。

 通勤手当の支給自体は会社の裁量に任せられていますが、就業規則等で通勤手当を支給する旨を明文化した場合には、支払いの義務が発生します。ほとんどの会社で、通勤手当に関する何らかの規定が設けられてはいるのですが、「通勤手当は、合理的な交通手段における最短経路の通勤に対して支給する」といったように、詳細な支給要件や限度額までは定められていない場合も多く見受けられます。

 従業員が少ないうちは気にも留めていなかった通勤手当も、従業員数の増加とともに、毎月支出する経費としては、大きな額になっていきます。上記のような理由からも、想定外の通勤手当を支払うこととなる前に、通勤手当支給のルールについて、今一度見直しておくことは重要です。

通勤手当支給規程に記載する項目

 通勤手当支給規程には、以下の事項を記載しておきましょう。

  • 通勤手当の支給要件や支給金額の算出方法
  • 支給金額の上限
  • バス利用者の取扱い
  • 車、バイク利用者の取扱い
  • 自転車利用者の取扱い
  • 通勤手当支給申請の方法 など

 上記の内容を考慮しながら、以下で、通勤手当支給規程作成のポイントをご説明します。

通勤手当支給規程作成のポイント

1.通勤手当の支給要件等を明確にする

 はじめに、通勤手当を支給する場合としない場合を区別しておきましょう。「住居から勤務地までの距離が○km未満なら通勤手当は支給しない」「住居から勤務地までの距離が○km以上でも交通機関等は利用せず、徒歩で通勤している場合には支給しない」などと、大前提となる決まりを作っておきます。

 次に、利用できる交通機関・交通用具、およびそれぞれの通勤手当の算出方法等を定めておきます。都心では、立地の問題で従業員の駐車場を確保することが難しい場合もありますので、「原則として、電車・バスなどの公共交通機関を利用するものとし、公共交通機関での通勤が困難な場合のみマイカー通勤等を認める」としても良いでしょう。なお、途中入社・退職や、休職期間がある場合は、実際に出社した日数に応じて日割計算する旨も記載しておくと後々トラブルを防げます。

 また、近年では遠方からの通勤も以前ほど困難ではなくなったため、新幹線で通勤する人も増えました。転居により遠方から通勤することとなった従業員がいても、事前に支給限度額を定めている場合は、交通費の全額は支給できなくても、やむを得ないこととして理解を示してくれるでしょう。

【通勤手当の基本要件の記載例】

 第○条(通勤手当の基本要件)
1.
通勤手当は、従業員の住居より勤務地までの距離が1kmを超える場合に支給する。
2.
通勤手当は、所要時間および金額等を総合的に勘案して、最も合理的な通常の経路であると会社が認めた区間について、原則として1カ月の通勤定期券の実費を支給する。なお、特別な事情のある場合を除き、特急料金などの特別料金は支給しない。
3.
月の途中で入社・退職した者、および欠勤者・休職者に対しては通勤手当を日割計算の上、実際に出社した日についてのみ支給する。
4.
通勤手当は、1カ月当たり50,000円を支給限度とする。

2.自動車、バイク利用者の取扱い

 公共交通機関の利用が困難な場合は、自動車やバイクを利用して通勤をする従業員もいます。その場合の通勤手当の算出方法の一例としては、

【通勤距離(往復)÷燃費×ガソリン代(1Lあたりの単価)=1日分の通勤交通費】

として計算する方法や、法律で規定する「非課税限度額」を支給金額とする方法もあります。また、自動車、バイク通勤の場合は、入社時、および更新時に運転免許証や自動車保険の保険証券の写しを提出してもらうことが望ましいです。

 無免許運転は当然ですが、運転免許が失効しているにもかかわらず、通勤時に事故を起こした場合などは、会社の責任問題にもなりかねません。また、通勤途中の交通事故で従業員が加害者となってしまった場合に、本人の資力だけでは賠償が難しいと判断されると、本人だけでなく、会社に対しても損害賠償請求を起こされてしまうケースもあります。そういった意味では、法定の自動車賠償責任保険に加えて、任意の自動車保険に加入してもらうことを、自動車利用の条件とすることが、会社のリスク回避にもつながります。

3.バス利用者の取扱い

 一方、住居から住居最寄駅まで、または会社最寄駅から会社まで等の区間でバスを利用する従業員がいた場合に、ルールが無いと土地勘の無い担当者は取扱いに困惑する場合があります。「バス利用者で、住居から住居最寄駅までの距離が○km以上の場合は、バス代を支給する」等、ある程度は一律の取扱いを決めておくと良いでしょう。

4.自転車利用者の取扱い

 近年、環境への配慮や、健康への関心の高まりもあり、自転車通勤者は増加傾向にあります。自転車通勤は、交通費もかからず、健康にも良いので、一見、良いことづくめなのですが、通勤でほぼ毎日自転車を利用する場合には、やはりマイカー通勤と同様に、自転車利用者のための賠償責任保険に加入することが望ましいでしょう。また、自転車の違法駐輪は、近隣住民の方の心象を損ないかねませんので、会社として、通勤時の駐輪場所についても確認しておくと良いです。

 なお、普段は自転車通勤であっても、雨の日にはバス代がかかることもありますので、通勤距離に応じて、一定の通勤手当を支給すると従業員にも喜ばれます。

社内届出フォームを作成しましょう

 通勤手当に関するルールを作ったら、次は通勤手当に関する社内届出フォームを作成しましょう。そのフォームに住所変更届出欄や氏名変更届出欄を作れば、交通費の把握はもちろん、住所や氏名の変更手続きが同時にできて、事務処理も円滑に進みます。

関連ドキュメントのダウンロード

社内届書の記載例

サンプル(PDF/39kb)

(執筆・監修:特定社会保険労務士 岩野 麻子)

最終内容確認 2013年10月

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