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起業マニュアル

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起業した後
社内規定の整備:就業規則(正社員)

目次

就業規則について

 常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければならないとされています(労働基準法第89条)。そもそも就業規則とは、自社の従業員に対する労働条件を画一的に定めた社内規定です。労働条件を画一的に設定することは、従業員に対する処遇を公平かつ明確にし、労務管理や企業経営を効率的に行うことにつながりますので、従業員が10人未満であっても、就業規則を作成しておくことをお勧めします。

 以下では、就業規則作成のポイントと注意点を、事例を交えながら解説していきます。

就業規則に記載する事項

 就業規則に記載しなければならない事項は、法律で以下の通りに定められています。

1.絶対的必要記載事項(必ず記載しなければならないもの)

(1) 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を2組以上に分けて交替で就業させる場合は就業時転換に関する事項
(2) 賃金(臨時の賃金等を除く)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払い時期、昇給に関する事項
(3) 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

2.相対的必要記載事項(定めのある場合は、記載しなければならないもの)

(1) 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払い方法、退職手当の支払い時期に関する事項
(2) 臨時の賃金等(退職手当を除く)・最低賃金額に関する事項
(3) 労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項
(4) 安全及び衛生に関する事項
(5) 職業訓練に関する事項
(6) 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
(7) 表彰及び制裁の種類・程度に関する事項
(8) その他当該事業場の労働者のすべてに適用される事項

 このほか、「前文」や「服務規律」等で、会社の理念や従業員に遵守してほしいことなどを記載することも可能です。また、業種や社風によっても記載事項は大きく変わってきます。

就業規則作成のポイント

1.賃金等に関する事項

 賃金(給与)に関する事項は、就業規則に定めても構いませんが、別途「賃金(給与)規程」を制定することも可能です。なお、交通費、賞与、退職金などは、法律上支払う義務はありませんが、支給したい場合は、対象者や上限額、計算方法などを規定しておくようにしましょう。

<注意点>
 労働時間を延長、または休日に労働させた場合においては、一定の割増率で計算した割増賃金を支払うこととされています(労働基準法第37条)。

 では、実際の労働時間に関係なく、定額で残業手当を支給したり、「残業手当は基本給に含まれる」という取り決めによって割増賃金(残業手当)を支払うことは可能でしょうか。こういった残業手当一律支給のほとんどは、適法な運用がなされていないのが現状です。残業手当を支給する際、定額で支払っているのは「何時間分の」残業手当なのかを明確にし、また雇用契約書や就業規則、給与明細書等で「残業手当相当部分」と「それ以外の賃金」とを区別し明記しておく必要があります。

 当然のことですが、定額残業手当で見込んだ時間数を超えて労働者に残業をさせた場合には、別途割増賃金の支払いが必要になります。また、実際の残業手当と定額残業手当との過不足を翌月に繰り越して相殺することはできません。

2.年次有給休暇

 年次有給休暇の付与日数は、労働基準法で定められていますが(労働基準法第39条)、就業規則により、半日単位や時間単位で取得できる旨を定めることも可能です。

<注意点>
 中小企業の就業規則の中には、労働基準法の規定を下回る有給休暇付与日数を定めた規定が存在することがあります。しかしながら、労働基準法第13条では、「この法律で定める基準に達しない労働契約は無効」とし、「この場合において無効となった部分は、この法律で定める基準による」こととしています。そのため、年次有給休暇に限らず、就業規則上で労働基準法を下回る労働条件を規定している場合は、その部分は無効となり、労働基準法が適用されることとなります。

 また、就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める個別の労働契約も、その部分については無効となり、就業規則で定める基準が適用されます(労働契約法第12条)。

3.懲戒・制裁

 懲戒とは、一般に不正または不当な行為に対して制裁を加えるなどして、懲らしめることを言い、就業規則には、懲戒の種類や懲戒処分となる事由について記載します。

 会社の懲戒権は、多数の労働者を雇用して、企業の秩序を維持するためには必要なものと言えますが、今日では、就業規則に懲戒事由などを明確に定めて初めて行使できる(限定列挙説)という考え方が有力です。そのため、「懲戒事由」は、考え得ることはすべて記載しておくことをお勧めします。

懲戒事由の記載例

  • 勤務に関する手続その他の届出を偽った時
  • 業務に怠慢で、職責を果たさない時
  • 従業員に対する指導監督が不行届きの時
  • 性的、または威嚇的な言動により、他人に不快な思いをさせたり、職場環境を悪化させた時
  • 会社保有の文書などを改ざんした時
  • その他前各号に準ずる行為があった時・・・等

<注意点>
 インターネットなどから引用したいわゆる「ひな型就業規則」には、「昇格・昇給」規定はあるのに、「降格・減給」規定の存在しないものが多々見受けられます。これでは、たとえ懲戒事由に該当したとしても、適法に降格・減給することができなくなってしまいます。懲戒に関する規定と併せて、賃金に関する規定も再度確認してみましょう。

4.服務規律

 服務規律は、会社が秩序の維持を図るために社員が遵守すべき義務やルールを定めたものです。社風や業種によっても異なる上、従業員の行動指針ともなるものです。

服務規律の記載例巻末参照

就業規則の改定・変更

 就業規則を制定したら、年に1度は見直しをすることをお勧めします。

 法律は日々改正されますし、会社の実情に見合っていないようであれば、就業規則にも改定を加えておく必要が出てきます。

 ただ、ここで注意しなければならないのは、労働条件が不利益となる内容に就業規則を変更しようとする場合には、原則として労働者との合意が必要であることです(労働契約法第9条)。

 最初から無理をしてあれもこれもと良い労働条件を記載してしまうと、後で変更することが難しくなりますので、会社の経営状況に見合った就業規則を制定することが大切です。

(ご参考)服務規律の記載例

第○条(服務の基本原則)
 従業員は、次の事項を守り、社業の発展に努めること。
 1.職務上の責任を自覚し、誠実に職務を遂行すること。
 2.会社の指示命令に従い、職務能率を向上させるよう努力すること。
 3.知識及び技術技能の習得に努め、サービスの向上を図ること。
 4.従業員同士、互いの人格を尊重し、協力して職場の秩序の維持に努めること。

第○条(遵守事項)
  従業員は、次の事項を守らなければならない。
 ・常に健康に留意し、明るくはつらつとした態度で勤務すること。
 ・自己の業務上の権限を超えて専断的なことを行わないこと。
 ・(例:小売店)業務上必要がある場合を除き、許可なく部外者をバックルームに入れないこと。
 ・(例:美容室)常に品位を保ち、美容室のイメージ向上に努めること。
 ・(例:食品製造業)身だしなみには常に留意し、清潔感のある服装、髪型を心掛けること。
 ・その他、各号に準ずる従業員としてふさわしくない行為をしないこと。・・・等

第○条(守秘義務)
 業務上知りえた会社や取引先等の機密、顧客名簿、及び会社の不利益となる事項を他に漏らしてはならない(退職後においても同様である。)。

第○条(個人情報保護法令に基づく法令等の遵守)
 顧客情報、取引先ならびに当社社員等に関するすべての個人情報を、会社の許可なく無断で社外に持ち出すことを禁止する。

第○条(二重就業の禁止)
 在職中は、会社の許可なく他の職に就くことを禁止する。

第○条(携帯電話の利用について)
 携帯電話の私的利用は原則として禁止する。やむを得ない事情がある場合には、事前に会社の許可を得た上で利用すること。

第○条(インターネットおよび電子メールの取り扱い)
 インターネットの閲覧、電子メールの送受信は、職務以外の目的で使用してはならない。

第○条(持込持出)
 従業員は、出社及び退社の場合において日常携帯品以外の品物を持ち込み、又は持ち出そうとするときは、会社の許可を受けなければならない。

第○条(セクシュアルハラスメント、パワーハラスメントの禁止)
 性的または威嚇的な言動によって他の従業員に不利益や不快感を与えたり、就業環境を害さないこと。

第○条(出退勤)
 従業員は出社及び退社の場合は、次の事項を守らなければならない。
 ・始業と同時に作業できるよう、始業時刻までに余裕を持って出社すること。
 ・朝礼には必ず出席すること。
 ・出勤および退勤の際は、必ずタイムカードを自分で打刻すること。なお直行直帰する場合は会社の許可を受けなければならない。・・・等

第○条(就業中)
 従業員は、就業時間中は次の事項を守らなければならない。
 ・就業時間中は職務に専念し、みだりに職場を離れないこと。
 ・酒気を帯びて勤務しないこと。
 ・会社の機械、器具その他の備品を大切にし、原材料、その他の消耗品の節約に努め、製品類は丁寧に取扱うこと。・・・等

(執筆・監修:特定社会保険労務士 岩野 麻子)

最終内容確認 2013年10月

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