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起業マニュアル

起業を思い立ったその瞬間から、実際の起業準備そして開業まで。
起業を目指す人のこんなときどうする?に応えます。
準備をしよう(実践編)
利用価値の高い事務所の選び方

目次

事務所の移転に際して

 "玉突き現象"と言われることもありますが、大型のオフィスビルが竣工すると、その周辺地域の中小ビルに入居している企業が新しいハイスペックのオフィス環境を求め、最新のインテリジェントビルへ移転し、空室となったビルへさらにその周辺のビルに入居している企業が移転するという連鎖的移転が起こります。

 移転はそれだけでコストがかかるうえ、従来とは異なる職場環境に移転することで生じるさまざまなリスクに備えなければなりません。事業拡大の一つの転機とするために正確な情報を幅広く収集しておく必要があります。

移転計画策定の準備

 まずは現在の契約内容を見返し、解約予告期間を確認する必要があります。通常は3~6ヵ月前に告知しなければならないとされていることが多いようです。ただし、ビルによって異なりますので移転計画を立案する段階で、いつまでに管理会社あるいは貸ビルのオーナーに予告しなければならないか、確認しておくべきでしょう。仮に即時に移転する場合は、予告期間分の解約金が必要になります。共益費が含まれるかについてはまちまちですので、併せて事前に確認しておくとよいでしょう。

 次に移転する目的についても整理しておく必要があります。事業の拡張や人員の増強などによる拡張移転なのか、業務効率の向上や事業の縮小などによる縮小移転なのか、現状の問題点を含め、移転する目的を可能な限り具体的にしておくことで無駄な時間と労力を省き、効率的な物件探しができると言えます。

 そのほか、賃料や共益費、敷金・保証金、移動コストなど予算的な条件はもちろん、事業展開上必要な各種設備の仕様や広さ、従業員からの要望なども考慮し、周到な移転計画を策定していきましょう。

具体的な選定基準

立地条件

 賃料相場や最寄駅からの距離はもちろん、地下鉄やJRなど複数の路線を利用できるのかどうか、エリア内の建物の規模やイメージ、取引企業との距離、従業員の通勤費、大通りに面している必要があるかなどについても考慮しなければなりません。そのほか、金融機関、飲食店の有無などを含め、実際に現地に赴き、確認するとよいでしょう。

 また、昨今相次いで展開されている再開発事業などに対しても注視しておく必要があります。街の再生に向けたこうした事業により数年の間に街並みが一変し、賃料相場が大きく変動するケースが少なくありません。東京都内を見ても、従来代表的なオフィス街であった、日本橋・新橋・神田・神保町エリアの賑わいにかげりが見える一方で、再開発された、品川駅周辺や天王洲、丸の内、六本木エリアなどは非常に人気が高くなっています。

 したがって、

 移転候補地として選定したエリア内にある各種都市再生計画や
 市街地活性化計画の有無などについて、
 各自治体の都市計画課などで確認しておくとよいでしょう。

事務所の面積

 現在使用している面積を参考に新しい事務所は何坪必要なのかを算出します。将来的な組織体制や従業員の増減も併せて考慮すべきでしょう。一般的には、通路などを含め、従業員1人当たり2~3坪が目安とされています。なお、トイレや給湯室、エレベーターホールなど共有部分も契約面積に含まれている場合がありますので、実質的に専有できる面積を確認しておくとよいでしょう。

賃貸条件

(1)賃料
 賃料の相場は、ビルが建つ地方や地域、立地、仕様などのグレード、築年数、設備などによって決まってきます。特に設備面について、たとえば空調設備が個別管理か集中管理か、セキュリティ、配線システム、光ファイバーの設置状況、照明、床の荷重、駐車場の広さなど、ビルによってかなりの違いがあり、賃料設定上、重要な要素になっていますので、使用方法やリニューアルの履歴にいたるまで事前に確認しておくとよいでしょう。

(2)共益費
 共益費は特定用途が定まっているわけではありませんが、一般的には共有部分にかかる諸費用、と理解されています。
 共益費は、規模が大きく共有スペースなどが広いビルであればあるほど、高額になる傾向があり、また、内訳について不透明な点が多く、冷暖房空調費や光熱費とは別にしている場合もあったりと、各ビルによってその設定方法はまちまちですので、内訳について貸主に確認しておくとよいでしょう。

 共益費に含まれる主な項目として以下のものがあげられます。

  • 共用部分の水道光熱費、冷暖房空調費、清掃費、衛生費
  • 共用設備の点検費、営繕費(空調設備や照明、エレベーターなど)
  • 建物全体に関する警備費
  • 植裁などの管理費
  • 上記に関する人件費、業務委託費、事務費

(3)敷金・保証金・礼金
 敷金は賃借人の債務の担保として、貸主が預かるもので、通常、賃料の6~10ヵ月分です。従来敷金は賃料の滞納や物件の損傷に備えたもので、担保的性質をもつ一方、保証金は賃貸借契約とは別に金銭消費貸借契約により貸主に提供されるのが一般的でした。しかし、現在では名称が異なるだけで、ほぼ同一の意味で表示されたり、敷金で一本化されることが多くなっています。また、居住用と異なり、ほとんどのオフィスビルでは、礼金はありません。

 また、SOHO型や短期賃貸借などの場合を中心に敷金の低額化が進んでいますが、借り手にとって敷金・保証金は初期費用として大きな負担であることに変わりはなく、退居時のトラブルも多いので、敷金で担保される対象範囲や返還時期などの詳細について確認しておくべきでしょう。

(4)契約期間・更新手続き
 公正証書など書面によって契約する場合に限り、契約の更新がないことを定めることができ、賃貸借契約が満了した時点で確定的に契約を終了できるとする定期借家契約が広く利用されています。貸主に有利な契約期間が定められるケースが少なくないので、注意しましょう。なお、普通の借家契約では、2~3年の契約期間で、更新料は1ヵ月分の賃料かまったく取らないのが一般的です。

(5)部屋の形状・天井高
 部屋の形状がいびつであったり曲線的である場合や柱や梁、空調設備などにより使用が困難なスペースが生じてしまうこともあります。また、昨今では、従業員のモチベーションや業務の効率を向上させる目的で、フリースペースを非常に広くとるなど斬新なレイアウトを施す企業も増えており、従来以上に部屋の形状を重要視する傾向にあります。部屋の形状や天井高について面積や図面だけで判断せず、細かい部分まで、内見して確認しておくとよいでしょう。

建物リスク

 宅地建物取引業法施行規則の改正(2006年4月施行)によって、不動産の売買や賃貸借契約の前に行われる「重要事項説明」の項目のなかに、アスベストの調査に関することと耐震診断に関することが追加されました。
 具体的には、まず前者について、建物におけるアスベストの使用の有無についての調査結果が記録されているときは、その内容を説明しなければならなくなりました。また、後者については、1981年6月1日以前に新築された建物において、耐震改修促進法に基づき建築士や地方公共団体などが行った耐震診断がある場合は、その内容を説明しなければならなくなりました。
 建物の所有者のみならず、実際に利用する側にとっても、建物の安全性は重要なチェック項目です。万一の際に大きな損害のみならず、生命の危険にさらされかねない建物リスクは、立地や賃貸借条件同様、物件選定の重要な要素といえます。

管理体制

 不動産の収益性向上を目指す不動産ファンドへのオーナーチェンジが進み、設備や収支の管理に加え、リーシングも行うなど、建物全体をトータルに管理するプロパティマネジメント(PM)会社が急速に増え、建物の管理の質に大きな格差が生じてきています。借り手側としては、設備の不具合の改善や衛生面の向上などの要望に対して迅速に対応してくれる管理会社が望ましいと言えます。

設備面

 OA対応のフロア(二重床)やLANネットワーク、光ファイバーの敷設状況、空調、エレベーター、駐車場の収容台数などが、ビルのグレードが現れる重要なチェック項目と言えます。インターネットを利用したIP電話などの導入も進み、企業内の情報インフラの重要性はますます高まっていますが、一方でこうした動きに対し競争力が低いオフィスビルでは電気容量などの面で対応できないところもあります。将来的な業務効率の向上を視野に入れた物件選びをしていきましょう。


最終内容確認 2013年10月

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