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人事・労務
就業規則の整備と運用

目次

1.就業規則とは

1)就業規則はなぜ必要か

就業規則とは、休日・休暇や賃金に関する事項などの労働条件のほか、労働者が就業にあたって遵守すべき事項を明文化し具体的に定めたものである。労働者がそれぞれ職場で自分の好きなように振る舞ったり勝手に休んだりしたのでは、職場の秩序は乱れ円滑に事業を運営することは難しいだろう。また、「いつ賃金が支払われるのか」「休暇はどのようなときに取れるのか」ということが不明なままでは、労働者は安心して働くことができない。このため、労働条件や職場規律を明文化した就業規則が必要となるのである。
常時10人以上の労働者(パートなど含む)を使っている使用者は、就業規則を作成し労働基準監督署へ届け出ることが義務づけられている(労働基準法第89 条)。また、常時労働者が10人未満の事業所においても、就業規則により労働条件を明確化することにより無用なトラブルを回避し労使関係の安定を図ることができることから、就業規則を作成することが望ましいと考えられる。

2)就業規則の効果

就業規則を整備することにより次のような効果を期待することができる。

a)使用者側
  ・労働条件や職場規律を統一的、画一的に定めることによって、合理的で効率的な労務管理を行なうことができる
  ・労働者一人ひとりが職場ルールをよく理解することによって、職場の秩序を良好に保つことができるようになる
  ・不要な労使問題を予防し、より良い労使関係をつくることができる
  ・安定的で信頼関係のある労使関係を築くことによって、労使が安心して働くことができ活力ある職場をつくることができる。また、労働能率を高めて経営発展を図ることができる

b)労働者側
  ・労働条件や職場規律が明確になることによって労使関係が安定し、安心して働くことができるようになる
  ・明確にされた職場ルールを守ることによって、使用者からの恣意的な制裁を避けることができる。また、自分が知らない定めによる懲戒を受ける心配がなくなる
  ・就業規則によって労働者の権利が守られるとともに、生活設計がたてやすくなる
  *参考:就業規則作成の手引き(東京都)

2.就業規則の作成手順

前述において就業規則の必要性やメリットについてはご理解いただけたと思う。ここでは、就業規則を作成する際の一般的な手順を示す。

1)現状の把握

自分の職場の労働時間・休日休暇・賃金制度などの労働条件や、実際に職場で運用されているルール・慣行などを洗い出し、箇条書きにして整理する。

2)変更・追加事項の検討

これまでに問題があり改善すべき点、不明確であった点、今後の見通しから新たに設けるべき点などがないか検討し箇条書きにする。

3)記載事項の決定

上記の1)2)から就業規則に記載する事項を検討し決定する。なお、決定にあたっては労働基準法に定められた「就業規則に記載すべき事項(第3.参照)」と対比し、記載漏れがないかを確認する。

4)法令の確認

労働基準法やその他の法令に違反する内容がないかチェックする。法令に違反する内容がある場合その部分に関しての規定は無効となるため注意が必要である。

5)条文化

4)までを行ない、できあがった骨子を元に箇条書きにした各事項を条文化する。他の就業規則例などを参考に、平易な文字・文章を用い従業員が理解しやすい規定となるように工夫する。特に、曖昧な表現や意味が二通りに取れるような表現は避ける。

6)労働者代表の意見聴取

就業規則を作成・変更する場合は労働者代表に意見聴取を行なわなければならないと定められている(労働基準法第90条)。法的には労働者代表の意見に拘束されることはないが、できる限り尊重することが望ましいだろう。
意見を聴くべき労働者の代表とは、次のいずれかになる。
 ・労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合を代表する者
 ・労働組合がない場合、あるいは労働組合があっても組合員数が労働者の過半数を占めない場合は労働者の過半数を代表する者

7)労働基準監督署への届出

常時10人以上の労働者を使用する事業所の場合は、作成した就業規則に労働者代表の意見書を添付して、所轄の労働基準監督署に届け出なければならない(労働基準法第89、90条)と定められている。

8)労働者への周知

就業規則は常時作業所の見やすい場所に掲示しまたは備え付ける、または書面で交付するなどの方法によって労働者に周知させなければならない(労働基準法第106条)。
基本的には全員に交付することが望ましいだろう。

9)運用開始

実際に就業規則を運用する。一般的には、就業規則の末尾に付則でその就業規則をい る場合はこれに福利厚生規定、出張旅費規定など)

3)任意記載事項

法律上の定めのない自由に記載することのできる事項である。たとえば、就業規則の制定主旨、服務規律などがこれにあたる。つから実施するかを明確にしておく。

3.就業規則の記載事項

労働基準法は就業規則に記載すべき事項として次の事項を定めている。
なお、記載事項のうち必要な事項については、就業規則の本規則とは別の規定にすることができる。この場合「○○については別途定める」という委任文言を就業規則中に記載しておく。

1)絶対的必要記載事項

就業規則を作成するうえで必ず記載しなければならない事項である。
 ・始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合は就業時転換に関する事項
 ・賃金(臨時の賃金を除く)の決定、計算および支払の方法、賃金の締切りおよび支払時期ならびに昇給に関する事項
 ・退職に関する事項

2)相対的必要記載事項

その事業所の労働者全体に対して適用する定めをする場合には必ず記載しなければならない事項である。
・ 退職手当の定めをする場合には、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算および支払の方法ならびに退職手当の支払の時期に関する事項
 ・臨時の賃金など(退職手当を除く)および最低賃金額の定めをする場合は、これに関する事項
 ・労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合はこれに関する事項
 ・安全および衛生に関する定めをする場合は、これに関する事項
 ・職業訓練に関する定めをする場合は、これに関する事項
 ・災害補償および業務外の傷病扶助に関する定めをする場合は、これに関する事項
 ・表彰および制裁の定めをする場合は、その種類および程度に関する事項
 ・上記のほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合はこれに関する事項(例:福利厚生規定、出張旅費規定など)

3)任意記載事項

法律上の定めのない自由に記載することのできる事項である。たとえば、就業規則の制定主旨、服務規律などがこれにあたる。

4.就業規則の運用

せっかく作成された就業規則も実際に活用されなければ意味がない。就業規則が活用されるための運用上の留意点を以下に示した。

1)従業員の希望を反映させる

会社から無理矢理押しつけられた就業規則は会社からの規制の強化だと受け取られがちである。これに対し自分たちの意見が取り入れられた就業規則であれば自然と受け入れようという気持ちになるものである。
労働基準法上も労働者代表の意見聴取が義務づけられているが、より積極的に従業員の希望を吸い上げ就業規則に反映させることが必要である。

2)従業員に就業規則を理解させる

従業員が「就業規則に目を通していない」という企業も数多くあるようである。確かに就業規則は読んでおもしろいものではないため、交付されてもつい机の中にしまい込んでしまいがちである。しかし、就業規則は職場のルールであるからその職場で働く者であれば内容については当然熟知していなければならない。もし、従業員が職場のルールを知らなければ、職場の運営がスムーズにいかなくなったりトラブルが生じやすくなったりする。
このような事態を回避するためには、従業員が就業規則の内容を理解できるような工夫をする。たとえば就業規則の内容説明会を開催したり、マンガやビデオなどで規則の大枠を理解させる、といった方法を取る企業もある。

3)運用担当者を選任する

就業規則を作ってもそれだけで終わってしまい、実際には何の効果も得られなかったということがある。たとえば、就業規則中で退職金の計算方法が明記されているにもかかわらず実際には社長のどんぶり勘定で退職金を支給しているケースがこれにあたる。また、社内のルールが変わっているのに就業規則は以前のままのため就業規則が実務上機能していないということもよくある。
このような事態を避けるためには、「就業規則の内容が遵守されているか」「実状にそぐわない規則はないか」「法改正や社内制度の変更などに対応しているか」などをチェックする就業規則の運用担当者を選任するとよいだろう。


最終内容確認日2014年2月

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