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パソコンで業務効率化:サービス業

ここでは、パソコンを導入しているものの十分に活用できていないとお悩みの、サービス業の経営者やシステム担当者および業務担当者の方を対象とし、パソコンやソフトウエア(ソフト)を活用して業務を効率化する際のポイントを説明している。

目次

1. パソコンの活用による業務の効率化とは

本レポートでは、サービス業全般に共通する下記のような業務を中心に、パソコンの活用による業務の効率化について説明している。

  • 予約管理
  • 物品調達
  • 電子申請
  • 情報提供システム

いずれも効率化のポイントは、「誰でも使えるシステム(ソフト)を一人ひとりが上手に使って、トータルに企業全体の効率化ができるようになること」である。

2. まずは間接部門を効率化しよう

一般的に、次の点に留意してソフトの選定や業務の見直しを行なうと、1割程度の人員削減(もしくは他部署へのシフト)が可能になるといわれている。もちろん、業務時間の短縮という側面でも効果が得られ、コスト削減などの効果も期待できる。

人事関連のソフトとしては、残業などの勤怠管理、社員の個人情報の管理、社会保険などの管理、年末調整などの書類の出力、役所などに対する提出書類への対応などの機能があるものを選ぶことが重要。日々データを蓄積していくことになるので、その都度データを参照しやすいインターフェイスなものを選ぶとよい。

経理関連のソフトは、税務署などに提出しなければならない決算報告書のような書類の書式が定型化されているもので、自社の業務で発生する勘定科目への対応機能のあるものを選ぶとよい。つまり、担当者の経験に頼らず簡単にデータを入力でき、期末の決算報告書などを正しく作成できものを選択することがポイント。

そのほか、スケジュール管理や各部署の動向などの社内情報をパソコン上で簡単に入力でき、リアルタイムで閲覧・共有できるグループウエアなどの導入も効果的である。社員同志が互いの動向を即座に確認できることで、それぞれの立場での意思決定が速くなることが期待できる。

つまり間接部門では、業務の流れを正確に把握し、その流れに沿って必要な機能を備えたソフトを検討すること。そして、それを継続して活用することが、業務の効率化につながるといえる。

3. 事業部門における業務の効率化

1)予約管理

予約管理ソフトを使えば、サービス利用者からの予約をリアルタイムで受け付け、利用者ごと、日ごと、サービス内容ごとに分類するなど、利用者情報と連携した管理が可能になる。また、複数の施設をもっている場合は、それぞれの施設の予約をひとつのパソコンで一元管理することもできるため、これまで予約応対やパソコンのメンテナンスなどにかかっていた人員やコストの省力化にもつながる。さらに、ASP(アプリケーション・サービス・プロバイダー:ソフトを自社で購入して運営するのではなく、業者が提供するソフトに対し月額の利用料を支払うことでサービスを提供してもらうシステム。ソフトなどの設定も実施してもらえ、かつメンテナンスも代行してもらえる)を活用すれば、運用にかかる手間や人員も省けるため、より効果的である。

2)物品調達

物品調達ソフトに必要な基本機能は、物品購入のための依頼書や発注書、検収書などの作成、処理状況の確認などの業務を一連してデータ処理できることである。さらに、常時必要なもの、随時購入するものなどに分けて、商品ごと、調達先ごとに一元管理できる機能を備えているソフトを活用すれば、物品調達に必要な書類作成や取引先との交渉、管理業務などにかかる時間の短縮という側面でも効果が得られ、コスト削減などの効果も期待できる。これらの機能は、インターネットを経由して物品調達先と相互に利用することも検討すべき。そのためのメンテナンスなどは必要になるが、その都度商談することやカタログなどで物品を確認する手間なども削減できるため、その導入効果は十分に見込める。

3)電子申請

電子申請とは、自治体などの公的書類をインターネット上で申請することで、大きく2つに分類できる。1つは、インターネットに接続し、自治体などの公的書類の書式を入手、記入後に送り返すというもので、別途ソフトを導入する必要はない。もう1つは、書類作成のための手間が省ける専用ソフトがあるが、使用に際しては自社に必要な定型書類のテンプレート(未記入の専用用紙を電子データにしたもの)を入手し、設定する必要がある。ここでは一般的にインターネット上で利用できる電子申請の機能と手順について説明しよう。

1) 申請書の電子データを入手(ダウンロード)して保存
2) 電子書類に記入して、ブラウザー(インターネット閲覧ソフト:OSがWindowsの場合は通常すでにパソコンに入っている)から送信(アップロード)
(もしくは、インターネットに接続しながら、そこで記入することもある)
3) 申請書の審査結果をインターネットで確認
4) 必要があれば、審査結果データをダウンロードして、自社のパソコンに保存
5) 申請手数料などを電子決済で支払う

申請や決済以外の書類の受け渡しを郵便で行なう場合もあるが、パソコンで実行できれば、公的書類や各種証明書が欠かせない業務(不動産、リース、税理・会計業務、社会保険業務など)は簡素化できるはずである。ただし、公的書類のなかには本人が申請しなくてはならないものもあるので、必要に応じて担当窓口へ確認すること。

4)情報提供システム

情報提供システムとは、おもにインターネットを経由して、自社のサービス(商品)についての情報を提供したり、それを扱う企業や施設を紹介したりするためのシステム。まずは自社が取り扱うサービス内容を検索・閲覧できるホームページを作成し、インターネット上で簡単にサービスの利用や商品を購入できるなど利用者の利便性が向上するような仕組みを加えておくとよい。

ただし、音楽や電子小説(漫画)、携帯電話の着メロや壁紙のダウンロードなど、提供するサービス内容に応じて使用ソフトは多岐にわたるため、業務内容を精査したうえで導入を検討する必要がある。ちなみに、この種のソフトはデータベースと連動させることが多く、高性能なコンピューターが必要になることが多いため、まずは会員や利用者へ一斉同報(同じ内容の電子メールを、同時に大多数の人に送ること)できる電子メールソフトなどを活用し、低コストで効率のよい販促活動から試してみるといい。

その他、店舗での物品販売を行う場合には、設定条件に合わせて最適かつ簡単に棚割り(のイメージ図)を作成できるソフトを活用するとよい。こうしたソフトは、経営診断や店舗診断などのコンサルティング業務を行っている企業の効率化にも効果的。

4. データをバックアップしよう

何らかの原因で突然パソコンがクラッシュするといった万一の場合に備えて、ソフトで作成した様々なデータは必ず「バックアップ」して、外付けのハードディスクなどに二重保存しておくこと。 バックアップソフトにも、製品版からシェアウエア、フリーウエアまで、さまざまなソフトがある。機能に大きな違いはないが、できるだけバックアップの手間を省いてくれるソフトを選ぶこと。自動的にバックアップを実行してくれるソフトもある。

最終内容確認日2014年3月

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