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小売業
パソコンで業務効率化:小売業

本レポートは、パソコンを導入しているものの十分に活用できていないとお悩みの、小売業の経営者やシステム担当者および業務担当者の方を対象として、パソコンやソフトウエア(ソフト)を活用して業務を効率化する際のポイントを紹介している。

目次

1. パソコンの活用による業務の効率化とは

小売業の業務効率化といっても、その企業規模や営業形態、取り扱い商材などは多種多様。最初にどのような小売業を中心として業務の効率化を説明するかを明確にしておく。

  • 店舗を設けて接客販売するもの(一部バーチャル店舗を含むこともある)
  • 従業員が1名から数十名までの規模
  • エリアは関係なく、店舗数は数十店舗まで
  • 店舗の展開方法について、直営・フランチャイズの区分はしない
  • 取り扱い商材は限定しない
  • 本部機能については、企業規模の大小に関わらず販売業以外の業務として存在するものとする(社長、店長などが担当する業務も含む)

各業務や部署単位で人員の削減や業務時間の短縮によるコスト削減、納期や在庫の圧縮などの指標を作って、定期的にそれらの結果を計測して比較をしてみよう。結果をはかり、それを比較して状況を把握することが重要。それを怠ると、せっかくパソコンによる業務の効率化に取り組んでも、思った結果が得られないということになりかねない。 いずれにせよ効率化のポイントは、誰でも使えるシステム(ソフト)を一人ひとりが上手に使って、トータルに企業全体の効率化ができるようになることだといえるだろう。

一般的に、次の点に留意してソフトの選定や業務の見直しを行なうと、1割程度の人員削減(もしくは他部署へのシフト)が可能になるといわれている。もちろん、業務時間の短縮という側面でも効果が得られ、コスト削減などの効果も期待できる。

小売業の場合、事業部門としては販売関連(仕入れや在庫管理を含む)などが中心になる。営業時間が長い場合や、開店前の準備・閉店後の事務処理などの業務も考慮すると、間接部門にとっては管理が煩雑。そこで、人事管理、勤怠管理、経理(金の流れ)などは、より効率的な業務の流れを構築してソフトを導入することが重要となる。ちなみに市販の経理ソフトや人事管理ソフトは、さまざまな企業の状況に汎用性があるように作られているが、なるべく操作が単純で、誰が見てもわかりやすい帳票(レイアウト)で確認できるソフトを選択するとよい。ただし、そのソフトの操作を正確に習得することと、日々の運用を確実に実施すること。

人事関連のソフトとしては、残業などの勤怠管理、社員の個人情報の管理、社会保険等の管理、年末調整などの書類の出力、役所などに対する提出書類への対応などの機能があることが重要。

また経理関連では、とくに税務署などに提出しなければならない決算報告書のような書類の書式が定型化されているので、自社の業務で発生する勘定科目にもっとも合った操作ができそうなソフトを選ぶことが重要になる。

2. まずは間接部門を効率化しよう

一般的に、次の点に留意してソフトの選定や業務の見直しを行なうと、1割程度の人員削減(もしくは他部署へのシフト)が可能になるといわれている。もちろん、業務時間の短縮という側面でも効果が得られ、コスト削減などの効果も期待できる。

人事関連のソフトとしては、残業などの勤怠管理、社員の個人情報の管理、社会保険などの管理、年末調整などの書類の出力、役所などに対する提出書類への対応などの機能があるものを選ぶことが重要。日々データを蓄積していくことになるので、その都度データを参照しやすいインターフェイスなものを選ぶとよい。

経理関連のソフトは、税務署などに提出しなければならない決算報告書のような書類の書式が定型化されているもので、自社の業務で発生する勘定科目への対応機能のあるものを選ぶとよい。つまり、担当者の経験に頼らず簡単にデータを入力でき、期末の決算報告書などを正しく作成できものを選択することがポイント。

そのほか、スケジュール管理や各部署の動向などの社内情報をパソコン上で簡単に入力でき、リアルタイムで閲覧・共有できるグループウエアなどの導入も効果的である。社員同志が互いの動向を即座に確認できることで、それぞれの立場での意思決定が速くなることが期待できる。

つまり間接部門では、業務の流れを正確に把握し、その流れに沿って必要な機能を備えたソフトを検討すること。そして、それを継続して活用することが、業務の効率化につながるといえる。

3. 販売および販売関連部門の効率化

販売部門でもっとも効率化を図りたい業務はといえば、まず顧客管理。たとえば、「氏名」「住所」「電話番号」などの顧客情報を管理することはもちろん、さらにその顧客を、「毎月来客して、何かを購入する」「毎月来店するが、毎回購入はしない」「2カ月に一度来店して、何かを購入する」といった購入状況別に管理することは、無駄のない販売(計画)や効果的な販売促進のために大切な情報である。日々の業務のなかで、これらの情報を入力・管理するのは大変手間のかかる作業。しかしこのようなデータを作ることができれば、今まで漠然としか理解できなかった店舗の販売効率のポイントが見えてくる。このような情報を一元的に管理できるソフトの導入を検討してみよう。

また、上記の顧客管理とともに、棚割りの管理ができるようなソフトと仕入れ管理ができるソフトも導入できると、さらに店舗の販売効率が向上する。つまり、「ある商品を毎月100個ずつ仕入れていたが、その商品は2カ月ごとに来店する顧客がおもに購入する」ということがわかれば、仕入れのタイミングも2カ月に一度にしたり、毎月の仕入れを50個ずつにするなどの改善が図れるわけだ。このような結果をうまく導くためにも、「誰が」「いつ」「何を」「どのような形態(複数購入、まとめ買いなど)」で購入したかという視点で分析することは重要。最初はなかなか効果が見えないと思われるかもしれないが、これを毎月継続していくことで必ず販売効率が向上するはずだ。

業務を効率化するためには、誰が見ても仕入れ状況や在庫状況が確実に把握できることが必要。さらに、ソフトを導入の効果が正確にわかるよう、定期的に管理結果を確認すること。もうひとつの留意点としては、POSシステムがすでに導入されている場合。新たなソフト導入後もPOSデータがうまく活用できるかどうかを確認すること。

インターネットで自店を紹介することも検討するべき。まずは店舗の営業時間、休日、メニュー、価格、案内図などを告知できるホームページを作成し、段階的に様々な追加コンテテンツを加えていくとよい。

4. データをバックアップしよう

何らかの原因で突然パソコンがクラッシュするといった万一の場合に備えて、ソフトで作成した様々なデータは必ず「バックアップ」して、外付けのハードディスクなどに二重保存しておくこと。

バックアップソフトにも、製品版からシェアウエア、フリーウエアまで、さまざまなソフトがある。機能に大きな違いはないが、できるだけバックアップの手間を省いてくれるソフトを選ぶこと。自動的にバックアップを実行してくれるソフトもある。

最終内容確認日2014年3月

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