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飲食業
パソコンで業務効率化:飲食業

本レポートは、パソコンを導入しているものの十分に活用できていないとお悩みの、飲食業の経営者やシステム担当者および業務担当者の方を対象として、パソコンやソフトウエア(ソフト)を活用して業務を効率化する際のポイントを紹介している。

目次

1.パソコンの活用による業務の効率化とは

飲食業における業務効率化といっても、その企業規模や業態は多種多様。まず、どのような飲食業を中心として業務の効率化を説明するかを明確にしておく。

  • 店舗内に飲食スペースがある(宅配は除く)
  • 従業員が1名から数十名までの規模
  • エリア範囲を問わず、店舗数は1店舗から数十店舗まで
  • 店舗展開の方法については、直営・フランチャイズの区分はしない
  • 提供するメニュー(中華、イタリアン、寿司など)は限定しない
  • 本社機能は、企業規模の大小を問わない(社長、店長などの担当業務も含む)

同じ陣容で多くの来客をこなす、過剰在庫を削減する、店舗の印象を良くする、来客数を向上させるなど、汎用的なソフトやパソコンを使って実現可能な飲食業の業務効率化について解説していく。

2.まずは間接部門を効率化しよう

一般的に、次の点に留意してソフトの選定や業務の見直しを行なうと、1割程度の人員削減(もしくは他部署へのシフト)が可能になるといわれている。もちろん、業務時間の短縮という側面でも効果が得られ、コスト削減などの効果も期待できる。
飲食業の場合、接客、調理、仕入れ、在庫管理など職種が多いことに加え、店舗の営業時間の長短、開店前の準備・閉店後の事務処理などの業務も考慮すると、間接部門にとって管理業務はとても煩雑。そこで、人事管理、勤怠管理、経理(金の流れ)などは、もっとも効率的な業務の流れを構築してソフトを導入することが重要となる。ちなみに市販の経理ソフトや人事管理ソフトは、さまざまな企業の状況に汎用性があるように作られている。しかし、なるべく操作が単純で、かつ誰が見てもわかりやすい帳票(レイアウト)で確認できるソフトを選択するとよい。ただし、そのソフトの操作を正確に習得することと、日々の運用を確実に実施すること。
人事関連のソフトとしては、残業などの勤怠管理、社員の個人情報の管理、社会保険等の管理、年末調整などの書類の出力、役所などに対する提出書類への対応などの機能があることが重要。
経理関連では、とくに税務署などに提出しなければならない決算報告書のような書類の書式が定型化されているので、自社の業務で発生する勘定科目にもっとも合った操作ができそうなソフトを選ぶことが重要。

3.店舗およびバックヤード関連部門の効率化

まず、最初に仕入れ管理ができるソフトを導入して、無駄な素材や原料の削減を行うこと。廃棄ロスは企業利益に直接反映するマイナス。これを少しでも縮小することが一番効果的な効率化ともいえる。

  • 原料別に適正な仕入れ量を数量で正確に把握する
  • 原料ごとに適正な仕入れのタイミングを把握する
  • 原料ごとに適切な温度と保管日数を確認しながら在庫を保管する

業務を効率化するためには、誰が見ても仕入れ状況や在庫状況が確実に把握できることが必要。さらに、ソフトを導入の効果が正確にわかるよう、定期的に管理結果を確認すること。もうひとつの留意点としては、POSシステムがすでに導入されている場合。新たなソフト導入後もPOSデータがうまく活用できるかどうかを確認すること。

インターネットで自院を紹介することも検討するべき。まずは店舗の営業時間、休日、メニュー、価格、案内図などを告知できるホームページを作成し、段階的に様々な追加コンテテンツを加えていくとよい。

4.データをバックアップしよう

何らかの原因で突然パソコンがクラッシュするといった万一の場合に備えて、ソフトで作成した様々なデータは必ず「バックアップ」して、外付けのハードディスクなどに二重保存しておくこと。
バックアップソフトにも、製品版からシェアウエア、フリーウエアまで、さまざまなソフトがある。機能に大きな違いはないが、できるだけバックアップの手間を省いてくれるソフトを選ぶこと。自動的にバックアップを実行してくれるソフトもある。

最終内容確認日2014年3月

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