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ウェブ経営指南
議事録作成のしかた
当社では、進行しているプロジェクトが多く、会議やミーティングは非常に重要な意義を持ちます。しかし、全てのマネージャーやメンバーが全ての会議に参加できるわけでもないため、社内での情報共有を徹底すべく、全てのマネージャーへの議事録の共有を義務付けるべきか検討中です。議事録の作成に際して留意すべきことなどを教えてください。
会議やミーティングは、複数または多くの人達が貴重な時間を削って参加する場です。そのため、会議やミーティングで出たアイデアや決定事項などは、決して無駄にすることなく、関与するメンバーに共有し、確実に次のアクションにつなげていくことが大切です。この会議やミーティングの内容の情報共有と次へのアクションにつなげていくためのツールが議事録であると言えます。
 以下では、議事録の作成のしかたについて解説していきます。
女性

解説者

中小企業診断士 石田雅子(いしだ・まさこ)
WizBiz株式会社に勤務。小売、サービス業を中心とし、売上拡大、組織風土改善などの経営課題解決に向けた支援、各種助成金・補助金などに関するアドバイスを行っている。

目次

解説

議事録の作成に際して、順を追って解説していきましょう。

1.議事録担当者を決めましょう。

重要な会議やミーティングでは必ず議事録作成のための専任担当者を決めましょう。議事録担当者は、会議内容の記録作業に集中できるよう、発言が少ないと思われるメンバーが担当するのが適しています。このため一般的には新人が担当することが多いのですが、議題内容が高度な場合は、状況をよく理解し専門用語にも精通した人が議事録を担当すると業務はスムーズに進みます。

2.議題内容を記録しましょう

議事録担当者は、会議中は集中してメモを取るようにします。メモを取るノートとしては、小さなメモ帳はあまりお勧めできません。さまざまな用途に使える大き目のノートが適しています。相手方のある面談や対立意見のある会議などにおいては、ノートの左右の見開きを利用して、「相手側/自社側」「賛成派/反対派」などと使い分けるとメモを取りやすく理解もしやすくなります。

メモを取っている途中は誤字脱字などは一切気にせず、話の要点を記録し続けていきます。発言者に曖昧な表現がある場合は、括弧を付けてその文言のまま記録します。そして、会議後、可能であれば発言者本人に確認し、主語や述語などを補足して文章を仕上げていきます。確認できない場合は、括弧を付けたまま記録に残します。

文体は簡潔に短文を基本とします。このとき、発言者の名前はイニシャルで、固有名詞は全て略字に置き換えるなどして、メモの効率化を図るよう工夫します。速記の知識があれば、この時威力を発揮しますね。

重要な会議では、内容の抜け漏れを防ぐため、可能ならICレコーダーなどで内容を録音しておきます。ただし、ICレコーダーで録音している場合でも、議事録担当者はきちんとメモを取るようにしましょう。ICレコーダーの場合、電池切れや録音状態の不良など、トラブルが発生するリスクもあると心得ておくべきです。

会議中のメモに関しては、"Excel"などの表計算ソフトが非常に役に立ちます。パソコンに入力したデータをそのまま議事録に転用できるだけでなく、日付や時刻の自動入力、そして語彙の繰り返しや良く使う語彙の単語登録もここで使えます。また、ホワイトボードなどに書かれた図表なども、そのままの尺度で自在に記録できます。表計算ソフトは「便利機能が付いたホワイトボード」なのだと認識しましょう。

3.議事録を作成しましょう

会議後は、記憶が鮮明なうちに議事録を作成しましょう。議事録のフォームは任意ですが、以下の内容は必ず盛り込むのが望ましいでしょう。

<議事録に盛り込むべき項目>

  • 会議名称
  • 議題
  • 日時(日付、開始時刻~終了時刻)
  • 場所
  • 参照資料
  • 参加者(敬称略可)
  • 議事録担当
  • 要旨(決定事項)
  • 内容詳細
  • 未決事項(宿題)

上記の項目のうち、要旨(決定事項)、内容詳細、未決事項(宿題)について以下に解説します。

(1)要旨(決定事項)
 要旨(決定事項)では、合意事項、指示事項、出てきたアイデアなどを簡潔にまとめます。要旨では、次の内容を必ず盛り込むようにしましょう。

a.結論
 決議内容、アイデアや方針など、決定された事項を簡潔にまとめます。

b.誰が、何を、いつまでに、どうするか
 決定事項はできるだけ具体的であるべきです。組織が次のアクションにスムーズに進んでいけるような書き方を心がけます。

c.その目的は何か
 ここで目的を書くことはとても重要です。目的が不明だと行為のみが一人歩きしてしまい、「とにかくやればいい」という状態を招きかねません。目的が明示されていることで、不測の事態に対しても代替策を講じることができ、柔軟な対応が可能になります。

(2)内容詳細
 議事録をどこまで詳細に書くかは、議事録を読ませる相手やその重要度によって異なります。チームメンバー間だけの共有を前提としているのであれば、略称はそのままでメモ書きに近いものでもかまいませんが、他部署や上層部にまで提出するのであれば、会議の背景や専門用語の解説までも添付すべきでしょう。また、発言の一つ一つが非常に重要な意味を持つ会議などであれば、発言内容を可能な限り細部まで再現することが望まれます。

内容詳細のフォームは任意ですが、できるだけ会議のプログラムに即し時系列に内容が並んでいる方が読み手は理解しやすいでしょう。

(3)未決事項(宿題)
 制限時間が決められている会議やミーティングの場では、ほとんどと言っていいほど、結論が出ない場面や、保留にすべき事項が出てくるものです。
 未決事項はここに改めて記述しておき、宿題として全メンバーが認識し、次の議題へ持ち越します。

4.議事録完成後は、すみやかに共有しましょう

以上のステップを経て議事録が完成したら、上司のチェックを受け、すみやかに関与するメンバーに共有しましょう。そして、共有されたメンバーは必ず議事録に目を通し、確実に次のステップに進んでいけるよう努めることも重要だといえます。

掲載日:2012年11月29日
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