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デジ・ステーション


図解でわかるIT製品入門
スグ解る「ワークフローツール」動画!

 「自分の担当分野しか知らない」なんてことはなかなか言えない情報システム担当者。まったく関係ない分野の製品も一応は押さえておきたい…でも、じっくり勉強する暇はない!というアナタのために、様々な分野の製品をアニメーションで簡単に解説。今回のテーマは「ワークフローツール」。総務部門の業務効率化や手続きの迅速化に大きく貢献する「ワークフローツール」とは何か、簡単な動画で解説する。また、もっと詳しく知りたい場合は、IT製品解体新書の「ワークフローツール特集」で製品の基本機能から最新情報などを紹介している。そちらもぜひ参考にしていただきたい。

ワークフローツールとは?

ワークフローツールとは、稟議書・申請書・通知書など、書類の回覧や申請/承認を自動化するためのソフトウェアだ。ワークフローツールを導入することで、文書・情報・タスクが担当者から担当者へ、またはグループから別のグループへ間違いなく引き継がれるようになる。ワークフロー機能は、ワークフロー専用ソフトウェアのほか、グループウェアや文書管理ツール、BPMツールに搭載されている機能を利用することによって実現できる。
 それでは、「ワークフローツール」の基本から押さえていこう。

POINT1 こんなときに便利!

  • 紙の電子化によって業務経費を削減できる。
  • 承認ルートにそって申請書を自動的に回すことができるので、迅速な決裁が可能となる。
  • 承認状況が可視化されるので、処理の停滞を一目で把握できる。
  • 基幹系システムと連携させることで転記が不要となり、書類の入力ミスが激減する。
  • 申請情報をデータベース化することで情報検索が可能になり、履歴を簡単に追跡できる。
  • 書類の閲覧権限を設定でき、情報漏洩防止に役立つ。
  • 業務ルールが明確化され内部統制を強化できる。

POINT2 ワークフロー機能の実現スタイル!

  • 現在、ワークフローを導入するには3つの手段がある。まず、1つ目は各種書類の申請や回覧を自動化することが主な利用目的となるグループウェアの拡張機能として導入する方法だ。2つ目は文書管理ツールの拡張機能として導入する方法で、書類の作成、承認、登録、履歴管理、アクセス制御といった一連の流れの中でワークフローを実現することができ、ワークフローと書類の電子化の統合管理によりナレッジ集約も実現できる特徴をもっている。そして3つ目はワークフロー専用ツールを導入する方法であり、アプリケーション統合や外部連携機能なども含めてワークフローを実現することができる特徴をもっているが、最近ではどの方法でもワークフロー機能の拡張が急速に進んでいることから、この機能はこの導入方法でしか実現できないといった明確な区分はなくなりつつある。

掲載日:2008年12月24日

キーマンズネット

出典元:株式会社リクルート キーマンズネット 2008年9月12日掲載分

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