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デジ・ステーション


図解でわかるIT製品入門
情報共有の要。超速解!「グループウェア」

「自分の担当分野しか知らない」なんてことはなかなか言えない情報システム担当者。まったく関係ない分野の製品も一応は押さえておきたい…でも、じっくり勉強する暇はない!というアナタのために、様々な分野の製品をアニメーションで簡単に解説。今回のテーマは「グループウェア」。情報共有や業務の効率化を促進する「グループウェア」とは何か、簡単な動画で解説する。また、もっと詳しく知りたい場合は、IT製品解体新書のグループウェア特集に、製品の基本機能から最新事情までを紹介しているので、そちらもぜひ参考にしていただきたい。

グループウェアとは

グループウェアとは、コンピュータを使って社内の情報を共有することにより、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化に役立つソフトウェアのことである。今ではメール、スケジュール管理、施設予約はもちろん、アプリケーションと情報統合化のためのEIP機能、ワークフロー機能、文書管理機能なども搭載されるようになり、部門や組織の枠を越えて情報を活用できるITツールとして多機能化が進んでいる。

POINT1 こんなときに便利!

  • 社内情報やナレッジの共有
     プレゼンテーション資料や見積書などを社員が個別に管理していると、必要な情報にすぐにアクセスできないという状況に陥りやすくなる。グループウェアを導入すると、社員が必要な情報をリアルタイムで共有することができ、迅速な判断や対応が可能になる。また、連絡事項や、個人の持っているノウハウ・経験知を掲示板やブログなどにアップし、社内でのナレッジ共有を実現することができる。
  • 業務の効率化
     シングルサインオンと連携することにより、一度グループウェアにログインしてしまえば他の業務アプリケーションにもログインできるようになるなど、企業に存在する多くのシステムのポータルとしても活躍する。また会議を開催する場合に、出席者全員のスケジュールを各人にヒアリングして調整するのは時間のかかる作業だったが、グループウェアを導入すれば、出席者のスケジュールがひと目で把握でき、素早く会議をセッティングすることができる。

POINT2 テーマと関連するほかの製品

  • PDA・携帯電話
     社外からグループウェアにアクセスしたい、というニーズが高まっている。外部からのアクセスはセキュリティ面における不安があるが、クライアント証明書の利用や、通信経路をSSLで暗号化するなどの工夫が施されているため、盗聴の心配はない。これにより、PDAや携帯電話から自分のスケジュールの確認や、旅費交通費の仮払精算などを行うことができるようになる。
  • SFAやCRMとの連携
     連携が進むシステムの代表的な例として、SFAやCRMがあげられる。スケジュール管理やタスク管理など、グループウェアと似た機能を持つため連携しやすいのだが、逆に連携しないと情報共有が滞ってしまう可能性もある。SFAやCRMへのデータ入力をそのままグループウェアに反映させることができれば、各システムの機能を有効に活用することができるようになる。

掲載日:2008年12月24日

キーマンズネット

出典元:株式会社リクルート キーマンズネット 2008年5月30日掲載分

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